Ortak klasörleri, kuruluş içerisinde ileti içeriğini ve belgeleri paylaşmak için kullanırsınız. Ortak klasörler, ortak klasör ağacı (public folder tree) denen hiyerarşik bir yapıda depolanır. Ortak klasör veritabanları ve ortak klasör ağaçları arasında doğrudan bir ilişki vardır. Microsoft Exchange 2010 kuruluşunda her Mailbox sunucusu, sadece bir ortak klasör veritabanına sahip olabilir ve tüm Mailbox sunucuları aynı ortak klasör ağacını paylaşır. Exchange 2010, alternatif ortak klasör ağacını desteklemez. Kullanıcıların alternatif ortak klasör ağaçlarına erişmelerini isterseniz, Exchange 2010 kuruluşunda, Exchange Server 2003 yüklü bir bilgisayar bulundurmalısınız.
Ortak Klasörlere Erişmek
Public Folder sunucusu, public folder veritabanına sahip bir Mailbox sunucusudur. Exchange 2010, birden fazla public folder veritabanına sahip olduğunda, ortak klasör sunucuları bu veritabanları arasında otomatik olarak ortak klasör hiyerarşisini çoğaltır, Mailbox sunucuları arasında ortak klasör verilerini çoğaltmak isterseniz, örnekler oluşturmalısınız. Örnekler, sunucu başarısızlığı durumunda yedek veri sağlar ve bu da kullanıcı yükünü dağıtmaya yarar. Bir ortak klasörün tüm örnekleri eşittir. Bir ana örnek yoktur. Bu, ortak klasörlerin örnekleri üzerinde doğrudan değişiklik yapabileceğiniz anlamına gelir. Çalışmakta olduğunuz ortak klasör sunucusu, klasör değişikliklerini otomatik olarak diğer sunuculara çoğaltır.
Ortak klasör ağaçları, kuruluşun ortak klasör yapısını tanımlar. Ortak klasör ağacı, iki alt ağaca sahiptir:
- Varsayılan ortak klasörler, IPM_Subtree, varsayılan ortak klasör ağacı da denir.
- Sistem ortak klasörleri, Non_IPM_Subtree, sistem ortak klasör ağacı da denir Varsayılan ortak klasör ağacı, sistem ortak klasör ağacından ayrı olan, kendi hiyerarşisine sahiptir. Varsayılan ortak klasör ağacını, ayarladığınız ölçütlere göre, kullanıcılar için erişilebilir yapabilirsiniz ve böylece kullanıcılar klasörler oluşturabilir ve içeriğini yönetebilir. HTTPS veya MAPI kullanmalarından bağımsız olarak tüm istemciler, Client Access sunucusu üzerinde çalışan RPC Client Access hizmetine bağlanır. Bu hizmet ortak klasörler dahil, barındırılan tüm özellikler için gelen bağlantıları işler.
Güvenliği sağlamak için, varsayılan ortak klasör ağacındaki her ortak klasör, belirli erişim izinlerine sahip olabilir, Örneğin, CompanyWide, Marketing ve Engineering adlarında ortak klasörler oluşturabilirsiniz. Tipik olarak, CompanyWide klasörünü tüm kullanıcılar İçin erişilebilir yaparken, Marketing klasörünü, sadece pazarlama bölümündeki kullanıcılar için ve Engineering klasörünü, sadece mühendislik bölümündeki kullanıcılar için erişilebilir yaparsınız.
Bunların tersine, kullanıcılar, sistem ortak klasör ağacına doğrudan erişemez veya klasör oluşturamazlar. Exchange, sistem ortak klasör ağacındaki klasörleri çevrimdışı adres defterleri, Schedule+ boş/meşgul bilgisi ve kuruluş formları gibi eski istemcilerin verilerini içeren, belirli türdeki sistem verilerini, ortak klasör ağacında depolamak için kullanır. Böylece eski istemci uygulamaları, çevrimdışı adres defteri gibi belirli tür verileri depolamak ve elde etmek için sistem klasörlerini kullanabilseler de, istemci uygulamaları varsayılan ortak klasör ağacında olduğu gibi, doğrudan bir yönetim arabirimine sahip olmaz. Şu anki istemciler, bu özellikler için Web hizmetlerini kullanır.
Ortak Klasörlere Posta İstemcilerinden Erişmek
Outlook Web App ve Outlook 2003 veya daha yeni sürümler de dahil olmak üzere ortak klasörlere, Microsoft Office Outlook istemcilerinden erişebilirsiniz. Outlook 2007 veya daha yeni sürümünü Exchange Server için yapılandırdığınızda, kullanıcıların varsayılan ortak klasör ağacına doğrudan erişimi olur. Outlook 2007 veya daha yenisini sadece Internet kullanımı için yapılandırdığınızda, kullanıcılar ortak klasörlere sadece Internet Message Access Protocol version 4 (IMAP4) kullanarak erişebilirler ve Exchange 2010 kuruluşunuzda, Exchange Server 2003 çalıştıran bir bilgisayar bulundurmanız gerekir,
Outlook uygun şekilde yapılandırıldığında, kullanıcılar ortak klasörlere aşağıdaki adımları tamamlayarak erişebilirler:
- Outlook’u başlatın. Folder listesi görüntülenmiyorsa ve Outlook 2007 kullanıyorsanız, Go’yu tıklayın ve Folder List’i seçin. Folder listesi görüntülenmiyorsa ve Outlook 2010 kullanıyorsanız, Navigation bölmesinin sağ alt köşesinde Folder List düğmesini tıklayın veya Ctrl+6’ya basın.
- Folder listesinde Public Folders’ı genişletin ve kullanılabilir üst düzey klasörlerin tam bir görünümünü elde etmek için All Public Folders’ı genişletin. Üst düzey klasör, ağaç kökünün altındaki ilk klasördür.
Ortak Klasörlere Bilgi Deposu Üzerinden Erişmek
Bir yönetici olarak, Public Folder Management Console veya Exchange Management Shell kullanarak ortak klasörlere, Exchange bilgi deposu üzerinden erişebilirsiniz. Public Folder Management Console, hem varsayılan ortak klasörlere, hem sistem ortak klasörlerine erişim sağlar. Exchange Management Console’da, Public Folder Management Console’a sol bölmede Toolbox düğümünü seçip ana bölmede Public Folder Managemet Console girişini çift tıklayarak erişebilirsiniz.
Public Folder Management Console, sunucu üzerindeki ortak klasörleri yönetmenizi sağlar. Belirli bir sunucuya bağlanmak veya varsayılan bir sunucu belirlemek için aşağıdaki adımları tamamlayın:
- Public Folder Management Console’da, konsol ağacında Public Folders düğümü seçiliyken, Action menüsünde veya Actions bölmesinde Connect To Server’ı tıklayın.
- Connect To Server iletişim kutusunda Browse’u tıklayın. Select Public Folder Servers iletişim kutusunda, sadece ortak klasör veritabanına sahip Mailbox sunucuları kullanılabilirdir. Kullanılacak sunucuyu seçip OK’i tıklayın.
- Public Folder Management Console’u her kullanışınızda geçerli olarak seçilen sunucunun, varsayılan sunucu olmasını isterseniz Set As Default Server onay kutusunu seçin.
- Sunucuya bağlanmak için Connect’i tıklayın. Sunucuyu varsayılan olarak ayarlarsanız, bu ayar konsolun çalıştığı bilgisayar üzerindeki kullanıcı hesabı için kaydedilir. Konsolu başka bir bilgisayarda başlatırsanız veya farklı bir hesap kullanırsanız, varsayılan sunucu farklı olabilir.
Public Folder Management Console’a eriştikten ve bir sunucuya bağlandıktan sonra varsayılan ortak klasör ağacı ve sistem ortak klasör ağacı İle çalışabilirsiniz.
Resim-1
Genişletilebilir düğümleri çift tıklayarak, ortak klasör hiyerarşisinin çeşitli düzeylerinde gezinebilirsiniz. Arabirim, klasörlerde depolanan bağımsız öğeleri görüntülemez; arabirim, sadece ortak klasörleri ve alt klasörleri görüntüler.
Sol bölmede, alt klasör içeren bir klasör seçtiğinizde konsol, ana bölmede alt klasörlerle ilgili ayrıntıları görüntüler. Varsayılan durumda konsol, sadece alt klasör adını ve üst düzey yolunu görüntüler. View menüsünde Add/Remove Columns’u tıklayıp, görüntülenecek sütunları Available Columns listesinde seçerek ve Add’i tıklayarak ek ayrıntılar görüntüleyebilirsiniz. Görüntüleyebileceğiniz ek ayrıntılar, gün cinsinden süre sınırlamalarını, adres listesinden gizleme bayrağını, gün cinsinden yerel örnek süre sınırını, posta özelliği etkin bayrağını ve örnek listesini içerir.
İstemci İzinlerini Belirlemek
Belirli bir ortak klasöre hangi kullanıcıların erişebileceğini belirlemek için istemci izinlerini kullanabilirsiniz. Varsayılan ayar olarak, tüm kullanıcıların (klasöre Web üzerinden adsız olarak ulaşanlar hariç) klasöre erişim, klasörlerdeki Öğeleri okuma, klasörde öğeler oluşturma ve oluşturdukları öğeleri düzenleme ve silme izinleri vardır. Klasöre adsız olarak erişen herkes öğe oluşturabilir ama Öğeleri düzenleme veya görüntüleme İzinlerine sahip değildir.
Adsız ve kimlik denetimi yapılmış kullanıcıların izinlerini değiştirmek için Anonymos ve Default özel kullanıcıları için yeni bir izin düzeyi ayarlamanız gerekir. Başlangıçta adsız kullanıcılar, Contributor ve kimlik denetimi yapılmış kullanıcılar, Author rolüne sahiptir. Bu ve diğer istemci izin düzeyleri, aşağıdaki gibi tanımlanmıştır:
- Owner Klasör için tüm izinleri verir. Bu role sahip kullanıcılar klasördeki tüm öğeleri oluşturabilir, okuyabilir, değiştirebilir ve silebilir. Ayrıca alt klasörler oluşturup, klasör üzerindeki izinleri değiştirebilir.
- Publishing
Editör Klasörde öğe oluşturma, okuma, değiştirme ve silme izinleri verir. Bu role sahip kullanıcılar, alt klasörler de oluşturabilir. - Editör Klasörde tüm öğeleri oluşturma, okuma, değiştirme ve silme İzni verir.
- Publishing
Author Klasörde Öğe oluşturma ve okuma, kullanıcının oluşturduğu öğeleri değiştirme ve silme ve alt klasör oluşturma izni verir. - Author Klasörde öğe oluşturma ve okuma ve kullanıcının oluşturduğu öğeleri değiştirme ve silme izni verir.
- Nonediting
Author Klasörde öğe oluşturma ve okuma izni verir. - Reviewer Salt okuma izni verir.
- Contributor Öğe oluşturma izni verir ama klasörün içeriğini görüntüleme İzni vermez.
- None Klasörde hiçbir izin vermez.
Kullanıcılar için yeni roller ayarlamak veya var olan istemci izinlerini değiştirmek için aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz:
- Outlook’u başlatın. Folder listesi görüntülenmiyorsa Go’yu tıklayın ve Folder List’i seçin.
- Folder listesinde Public Folders’ı genişletin ve All Public Folders’ı genişletin.
- Çalışmak istediğiniz klasörü farenin sağ düğmesiyle tıklayın ve Propertİes’i seçin.
- Permissions sekmesinde Name ve Permission Level listeleri, hesap adlarını ve klasör üzerindeki izinlerini görüntüler. Kullanıcılara, varsayılan İzinlerden farklı izinler vermek isterseniz Add’i tıklayın.
- Add Users iletişim kutusunda, posta kutusuna erişmesi gereken kullanıcının adını seçin. Ardından, adı Add Users listesine eklemek için Add’i tıklayın. Gerekirse bu adımı diğer kullanıcılar için tekrarlayın. İşiniz bittiğinde OK’i tıklayın.
- Name ve Permission Level listesinde izinlerini değiştirmek istediğiniz bir veya daha fazla kullanıcıyı seçin. Ardından, rol atamak veya bağımsız izin öğeleri seçmek İçin Permission Level listesini kullanın, izin verme işlemini bitirdiğinizde OK’i tıklayın.
Bu konuyla ilgili sorularınızı alt kısımda bulunan yorumlar alanını kullanarak sorabilirsiniz.
Referanslar
