Bu yazımızda Office 365 Potal üzerinde bulunan OneDrive Yönetim Merkezinden bahsediyor olacağız.
Bildiğiniz üzere artık işimize ve özel hayatımıza ait herşey tek bir yerde. Ve bu bilgilerimize her yerden ve her cihazdan erişebilmemiz, çalışabilmemiz ve güncellememiz mümkün. Bu hizmet ile bize sunulan güvenlik ve depolama alanı arttıkça daha çok ihtiyaçlarımızın karşılandığını görmekteyiz.
Peki bir Office 365 Yöneticisi olarak OneDrive’ı nasıl yönetebiliriz, ne gibi araçlar bize bu imkanı vermektedir. Son kullanıcıların ihtiyaçlarını daha sağlıklı bir şekilde nasıl kendilerine sunabiliriz. İşte bu noktada Office 365 Portal üzerinde bulunan OneDrive Yönetim Merkezi karşımıza çıkmaktadır. Office 365 Portalına giriş yaptığımızda ve Yönetim ekranına geldiğimizde (bu seçenek sadece global admin kullanıcıları için görünürdür) yine alt tarafta Yönetim Merkezi menüsüne giriş yapıyoruz.
Resim-1
Burada diğer Office 365 hizmetleri ile birlikte OneDrive menüsü yer almaktadır. OneDrive menüsüne girdiğimizde bizi OneDrive Yönetim Merkezi ekranı karşılayacaktır.
Resim-2
Şimdi dilerseniz bu başlıkları ayrıntılı bir şekilde inceleyelim.
PAYLAŞIM:Bu ekranda OneDrive içerisinde bulunan belgelerimizin kimler ile paylaşılacağını belirtebiliriz. Burada 3 adet bağlantı türü bulunmaktadır.
- Paylaşılabilir: Bağlantısı olan herkes : Bu seçenek ile belgeye ait belirlediğimiz bağlantı linkinin bulunduğu herkes paylaşılan belge veya belgelere erişebilir. Tabi ki burada belgeyi paylaşırken, son kullanıcı yine belge üzerinde, paylaştığı kişiye değişiklik veya sadece okuma yetkisi verebilir. Yani burada kullanıcı kurum dışı kişilerede paylaşım sağlayabilir.
- İç: Yalnızca kuruluşunuzdaki kişiler: Bu bağlantı türü ile son kullanıclar yalnızca kuruluş içerisindeki kişiler ile belge paylaşımında bulunabilir. Yine burada da son kullanıcı paylaşım sırasında belge ile ilgili olarak değişiklik veya okuma gibi yetkiler sağlayabilir.
- Doğrudan: Belirli kişilere:Bu tür bağlantı ile sadece döküman sahibi tarafından belirlenen kişiler ile belge paylaşımı yapılabilir.
Resim-3
Bu ekranda yine Bağlantılar ile ilgili Gelişmiş Seçenekler bulunmaktadır. Burada belirlediğiniz kişilere verilen bağlantının ne kadar süre geçerli olacağı belirlenir. Belirlenen günden sonra paylaşılan bağlantı artık geçerli olmayacaktır ve o bağlantıya erişilemeyecektir. Bununla birlikte yine paylaşılan dosya ve klasörler için bağlaşılan kişinin ne gibi aksiyonlar alabileceği belirlenir. Yani belgeyi paylaşan son kullanıcı, bağlantıyı verdiği kişiye görüntüleme, düzenleme ve indirebilme yetkilerini verebilmektedir.
Resim-4
Dış kullanıcılar bölümünde, son kullanıcıların OneDrive ve Sharepoint belgelerini kurum dışı kullanıcılarla paylaşımı ile ilgili kısıtlamalara yer almaktadır. Bununla ilgili olarak aşağıdaki seçenekler kullanılabilir.
- Herkes: Bu seçenek ile kullanıcılar herhangi bir kısıtlama olmadan belgelerini herkes ile paylaşabilir.
- Yeni ve Mevcut Dış Kullanıcılar: Bu seçenek ile kurum dışı kullanıcıların, Office 365’de oturum açarak ilgili belgelere yetkileri doğrultusunda erişimi sağlanır.
- Mevcut Dış Kullanıcılar: Bu seçenek ile yalnızca kurum dizininde tanımlanmış dış kullanıılar ile paylaşım geröekleştirilir.
- Yanlızca Kuruluşunuzdaki kişiler: Sadece kuruma ait kullanıcılar ile paylaşım gerçekleştirilir. Kurum dışı kullanıclar ile herhangi bir paylaşım gerçekleştirilemez.
Dış Paylaşım İçin Gelişmiş Ayarlar ile de bazı paylaşım politikaları belirlenir. Bu politikalar şunlardır.
- Sadece belirli etki alanları için paylaşım verilebilir veya paylaşım engellenebilir.
- Dış kullanıcıların, paylaşma davetlerini, daveti gönderen kişinin hesabını kullanarak kabul etmesi gerekir.
- Dış kullanıcıların sahip olmadıları öğeleri paylaşmasına izin ver veya izin verme.
Diğer ayarlar kısmında ise dosyaları görüntüleyen kişilerin adlar, dosya sahipleri tarafından görüntülenebilir.
Resim-5
EŞİTLEME: Bu ayarlar OneDrive veya Sharepoint uygulamalarındaki belke ve dökümanların eşitlenmesini denetlemek için kullanılır. Bu alandaki ayarlar şunlardır.
- OneDrive Web Sitesi üzerinde eşitle düğmesi gösterilir ve eğitleme bu düğme ile bağlatılabilir.
- Yalnızca belirli etki alanlarındaki client’lar için eşitlemeye izin verilebilir. Ayrıca burada Mac işletim sistemlerinde eşitlemeyi engelleyebilirsiniz.
- Eşitlenmesi istenmeyen dosya türleri belirlenebilir.
Resim-6
DEPOLAMA: Bu alanda kullanıcılar için depolama alanı sınırları ve kullanıcıların sinmiş olarak işaretlendikten sonra belgelerin OneDrive da kaç gün daha tutulacağı belirlenir.
- Varsayılan depolama alanı 1 TB ile gelir, bunu manuel olarak planınız doğrultusunda 5 TB’a kadar çıkartabilirsiniz. Yine planınız doğrultusunda Microsoft tarafına bir case açarak alanınızı daha da genişletmeniz mümkündür. Burada belirtilen boyut sahip olduğu lisansa göre her bir kullanıcı içindir. OneDrive Planlarını aşağıdaki linkte ayrıntılı bir şekilde inceleyebilirsiniz.
https://products.office.com/tr-tr/onedrive-for-business/compare-onedrive-for-business-plans
- Bir kullanıcı Office 365’den dolayısı ile Azure Active Directory’den silinmiş olarak işaretlendikten sonra, o kişiye ait belgelerin ne kadar daha OneDrive üzerinde kalacağı belirlenir.
Resim-7
CİHAZ ERİŞİMİ: Bu alandan OneDrive’a eriğimi ğa konunumuna göre belirleyebilirsiniz. Böylelikle;
- Yalnızca belirli IP adresine sahip lokasyonlardan OneDrive’a erişebilirsiniz.
- Modern kimlik doğrulama yöntemlerini kullanmayan uygulamalardan erişime izin verebilirsiniz veya engelleyebilirsiniz.
Resim-8
Ayrıca bu alandan Intune lisansına sahip olmanız durumunda Mobile Uygulama Yönetimi ayarlarını da gerçekleştirmeniz mümkün olacaktır.
UYUMLULUK: Bu alanda ise kuruluşunuzun hukuki ve yasal mevzuatlarını karşılamanız gerekiyorsa, OneDrive üzerinde bulunan, hassas içeriğe sahip belge ve dökümanlarınızı korumak istiyorsanız bir takım görevler gerçekleştirebilirsiniz. Dökümanlarınızı bir DLP ye sokabilirsizin. Yine hassas bilgilere sahip dökümanlarınız için Saklama ve e-keşif gibi güvenlik ve uyumluluk görevlerinden faydalanabilirsiniz. Bu görevleri gerçekleştirmek için Office 365 Güvenlik ve Uyumluluk Merkezi‘ni kullanabilirsiniz.
Resim-9
BİLDİRİMLER: Bu alandaki ayarlar OneDrive’daki bildirimleri denetlemek için kullanılır. Bu bildirimler şu şekildedir;
- Kullanıcılar, dış kullanıcıları paylaşılan dosyaları kullanmaya davet ettiğinde.
- Kurum dışı kullanıcılar, dosyalara erişime yönelik davetleri kabul ettğinde.
- Bir anonim erişim bağlantısı olduğunda veya değiştirildiğinde.
Resim-10
VERİ GEÇİŞİ: Bilgisayarınızda veya bir ağ sürücüsünde bulunan dökümanların OneDrive’a geçişi için gerekli araçlar sağlanmaktadır. Bu migration (geçiş) işlemini ayrı bir makalede ele alıyor olacağız.
Bu konuyla ilgili sorularınızı alt kısımda bulunan yorumlar alanını kullanarak sorabilirsiniz.
Referanslar
TAGs: onedrive,onedrive nedir,onedrive yönetimi nasıl yapılır,onedrive yönetim merkezi
