Serinin daha çok yönetimsel işlemlerden bahsettiğimiz ilk iki yazısının ardından, bu yazıda son kullanıcılara da hitap edecek şekilde Microsoft Teams Live Event oluşturma ve etkinliği yönetme aşamalarının üzerinde duracağız. Gerekli yönetimsel hazırlıkların eksiksiz olduğu bir senaryoda, etkinliğin akışı dahilinde etkinlik yöneticilerinin takip edeceği adımları bu yazıda bulabilirsiniz.
Live Event Planlama ve Organize Etme
Hazırlıklar tamam, gerekli yetkilere ve lisanslara sahipsiniz, etkinliğinizin planını çizdiniz ve beklentilerinizi belirlediniz. Artık etkinliği oluşturup katılımcıları davet edebilirsiniz.
1. Teams uygulamasında, sol menüde “Calendar”ı seçin, ekranın sağında bulunan “New meeting”in sağındaki ok işaretine ve ardından “Live event”e tıklayın.
Resim-1
2. Etkinlik için bir başlık, başlangıç-bitiş tarihleri, lokasyon gibi detayları girin. “Invite people to your event group” altında, etkinliği yönetecek kişileri ekleyin ve “producer” veya “presenter” rollerini atayın. Bu rollerin detaylarına serinin ilk yazısında yer vermiştik. “Next”e tıklayarak ilerleyin.
Resim-2
3. Gelecek ekranda, etkinliğin kimlere açık olacağını belirleyin. “People and groups”u seçerseniz, katılacak kişileri spesifik olarak belirtmeniz gerekir. “Org-wide” ile organizasyonunuzdaki herkesin katılabileceği, izniniz var ise “Public” ile organizasyon içi veya dışı herkesin katılabileceği bir etkinlik organize edebilirsiniz.
Resim-3
4. Etkinlikteki kayıt seçenekleri, metotları, özellikler gibi ayarları da uygun şekilde yapılandırdıktan sonra “Schedule”a tıklayın.
Resim-4
5. Bir sonraki ekranda “Get attendee link”e tıklayarak davet kodunu kopyalayın ve etkinliğe katılacak kişilerle paylaşın. Bu kodu/bağlantıyı email veya ayrı bir toplantı isteği üzerinden gönderebilir, ortak bir platformda da paylaşabilirsiniz. “Close”a tıklayarak işlemi sonlandırın.
Resim-5
Bu işlemden sonra etkinlik ayarlarıyla ilgili herhangi bir değişiklik ihtiyacı söz konusu olursa, bunu yine Teams üzerinden yapmanız gerekecektir.
Live Event’e Başlama
Etkinliğe başlamadan önce, etkinliğin yöneticileri tarafından bilinmesi ve dikkat edilmesi gereken önemli noktalar vardır, bunlarla ilgili gerekli hazırlığı yapmak ve prova etmek işinizi kolaylaştıracaktır.
Bir “producer” için live event ekranı 3’e bölünmüş durumdadır; canlı yayınlanan içerik (live event) sağda, bir sonraki aşamada yayınlanacak içeriği gösteren kuyruk (queue) solda, paylaşılabilecek içeriklerin görüntülendiği kısım da altta yer alır:
Resim-6
1. Teams’te “Calendar”ı seçin, ilgili etkinliği bulun ve “Join”e tıklayın.
2. Açılan ekranın altındaki “Share” butonuna tıklayın ve paylaşmak isteyeceğiniz içeriği seçin. İlgili içerik, alt ekranda, “Share” butonunun solundaki alanda belirecektir.
3. Paylaşacağınız içeriği yine ekranın altındaki listeden seçin ve tıklayın. Bu içeriğin önizlemesi, sol ekranda (queue) belirecektir.
4. Sol ekranda önizlemesini gördüğünüz içerik hazır ve uygunsa, canlı yayına almak için “Send live”a tıklayın. İçerik, sağ ekrana (live event) geçecektir.
5. “Start”a tıklayın ve etkinliğin yayınına başlayın.
Resim-7
6. Etkinlik sona erdiğinde, bitirmek için “End” butonuna tıklamanız gerekecek. Bu şekilde bitirilen bir etkinlik yeniden başlatılamaz.
Bu adımlar, etkinliğin yöneticisi konumunda olan kişiler içindir. Standart katılımcılar ise, kendileriyle paylaşılan etkinlik bağlantısına tıkladıktan sonra, etkinliğin özelliğine göre oturum açarak veya anonim (“join anonymously”) şekilde, kolayca katılım sağlayabilirler.
Q&A (Soru-Cevap) Yönetimi
Q&A seçeneğinin aktif edildiği etkinliklerde, katılımcılar yazılı olarak soru yöneltebilirler. Bu sorular, ancak etkinliğin moderatörleri bunları takip edip yanıtladıktan sonra yayınlanırlar.
1. Ekranın sağ üst bölümündeki “Q&A” ikonuna tıklayın:
Resim-8
2. Gelen ekranda, sorulmuş ve henüz yayınlanmamış tüm sorular listelenecektir. Soru ve yanıtının herkesçe görülebilmesi için “Publish”, sadece soruyu soran kişinin görebileceği şekilde yanıt göndermek için ise “Private reply” ile ilerleyin. Soruyu göz ardı etmek için “Dismiss”i seçebilirsiniz.
Resim-9
3. “Publish” seçeneğiyle seçtiğiniz soruları cevaplamak için “Published” sekmesine gidin ve “Reply” bölümünde uygun yanıtı yazıp gönderin.
Resim-10
Genel bir duyuru yapmak istiyorsanız, “Make an announcement” kutusunu kullanabilirsiniz. Tüm katılımcılar “thumb” (baş parmak) ikonunu kullanarak soruları ve duyuruları beğenebilirler.
Resim-11
Etkinliğin standart katılımcıları, şayet etkinlikte Q&A aktif edildiyse, yine ekranın sağ üst kısmında bulunan “Q&A” butonuna tıklayarak soru sorabilir ve “publish” edilen soruların yanıtlarını takip edebilirler.
Kapanış
Etkinlik tamamlandı, “End”e tıklayarak bitirdiniz, tebrikler! Artık, Teams üzerinde etkinliği bulup “View meeting details” ile ilerleyerek ulaşacağınız ekranda, etkinliğe ait Q&A raporu, etkinlik kaydı gibi dosyaları indirebilirsiniz.
Resim-12
Eğer tamamlanan etkinliği Teams uygulamasında bulamıyorsanız, Outlook takviminizde bulup “Open live event” seçeneğine tıklayarak aynı menüye ulaşabilirsiniz.
Böylece, 3 yazılık “Microsoft Teams Live Events” serisinin sonuna geliyoruz. Kullanımı özellikle son dönemde ciddi bir artış gösteren bu özellikle ilgili, hem yönetimsel açıdan hem de son kullanıcı perspektifinden birçok önemli noktanın üzerinden geçtik. Sorunsuz, verimli, etkili toplantılar ve etkinlikler gerçekleştirmeniz dileğiyle…
Bu konuyla ilgili sorularınızı alt kısımda bulunan yorumlar alanını kullanarak sorabilirsiniz.
Referanslar:
www.mshowto.org
https://burakvarol.net/articles/microsoft-teams-live-events-bolum-3-event-olusturma-organize-etme-ve-yayinlama/
Ayrıca Bakınız:
- Microsoft Teams Live Events – Bölüm 1: Genel Özellikler ve Ön Gereksinimler
- Microsoft Teams Live Events – Bölüm 2: Yönetimsel İşlemler
TAGs: Microsoft 365, Office 365, Microsoft Teams, Teams, Stream, live event, live events, canlı etkinlik, meeting, toplantı, produce, present, moderate
