Mail merge Office programının 2000 versiyonundan beri var olan bir özellik. Kısaca bahsetmek gerekirse elinizde bir adres veritabanı var ve siz bu kişilere mail, faks(faks sadece 2000 de desteklenir)etiket yazdırma gibi işlemler yapmak istiyorsunuz ama bunlarla tek tek uğraşmak istemiyorsunuz. Günümüzde bu durum daha çok mail gönderimi yolu ile yapıldığı için mail merge işlemine değinmek istiyorum.
Belgenin Hazırlanması:
Word içerisinde bir belge oluşturun. Bu belge örnekteki gibi diyelim ki SAYIN cümlesi ile başlıyor, sizde istiyorsunuz ki SAYIN kelimesinin yanına Outlook adres defterinizde ki kişilerinizin adı soyadı gelsin otomatik olarak.
Şekil-1
Mail merge işlemine başlamak için Araçlar > Mektuplar ve postalar > Adres ve Mektup Birleştirmeyi seçiyoruz.
Şekil-2
Sağ tarafta mail merge işlemini gerçekleştireceğimiz 6 adımlık bir bölüm açılacak, işlem kolayca buradan yapılacaktır. Burada e-posta göndereceğimiz için E-posta İletilerini seçiyoruz, diğer seçeneklerde kullanım olarak hemen hemen burada anlatılanlardan farklı değildir.
Şekil-3
Bir sonraki adımda mail merge yapılacak belgeyi soracak. Biz elimizdeki belgeyi kullanacağımız için Geçerli Belgeyi Kullan seçeneğini işaretleyip devam edeceğiz. Şablon veya daha önceden hazırladığınız bir belgede kullanabilirsiniz.
Bir sonraki adımda adres veri tabanımızı seçeceğiz. Burada benim tavsiyem varsa Outlook adres defteri kullanmak ya da bir Excel dosyasında oluşturacağınız veri tabanını kullanmak. Ben burada Outlook Adres Defteri üzerinden gideceğim. Outlook da birden fazla adres defteriniz varsa size gelen listeden seçmelisiniz ve bir sonraki adıma geçmelisiniz.
Şekil-4
Bir sonraki adıma geçtiğinizde aşağıda ki kontrol ekranı gelecek. Buradan seçtiğiniz adres defterindeki kişiler listelenecek. Bilgilerin doğru olduğuna ve tüm alıcıların işaretli olduğuna emin olun.
Şekil-5
Bu bölüm çok önemli. Postamızda mail merge in nimetlerinden faydalanma zamanı geldi. Burada hangi bölümlere veri tabanından bilgi aktarılacaksa onları seçiyoruz. Burada ben mektubumda SAYIN kelimesinden sonra göndereceğim kişinin Adı ve Soyad’ının gelmesini istediğim için bu alanları ekliyorum. Bunun için ilk önce Sayın kelimesine bir boşluk bırakıyorum ve Cursor’un orada kalmasını sağlıyorum. Sonra Ek Öğeler bölümünden First ile adını seçip ekle diyorum ve KapatSonra gelen <> alanına bir boşluk veriyorum ve Ek Öğeler den Last ile soyadını ekliyorum ve Kapat ile menüyü kapatıyorum. Görünüm aşağıdaki gibi. Bir sonraki ön izleme alanına geçebilirsiniz.
Şekil-6
Bir sonraki aşamada postanızın ön izlemesini ilk adres için göreceksiniz. İsterseniz Alıcı butonu ile diğer alıcıları kontrol edebilirsiniz. Ön izleme yaptıktan sonra son adıma geçebilirsiniz.
Şekil-7
Şekil-8
Şekil-9
Şekil-10
Son ekranda Birleştir butonunun altındaki E-posta linkine tıkladığınızda E-postayla Birleştir menüsü gelecek. Bu bölümünde kime bölümüne Email Adres field ını seçin. Konuya istediğiniz Konu Başlığını seçin, posta biçimi olarak HTML tercih edin ve Tümü seçili iken Tamam’a basın.
Şekil-11
Tamam dedikten sonra belgeniz ilgili alıcılara Outlook tarafından gönderilecektir. Takibini Outlook ta giden kutusu ve gönderilmiş öğelerden yapabilirsiniz.
Not: Outlook tan gönderirken Başka bir program sizin yerinize mail göndermek istiyor gibi bir hata alabilirsiniz bunun için http://www.contextmagic.com/express-clickyes/ adresindeki ufak programı yükleyip çalıştırabilirsiniz. Program sizin yerinize otomatik olarak Evetİlgili hata mesajlarıda sayfada bulunuyor.
Not: Ayrıca Mail Merge yapabilmek için mutlaka Word ve Outlook sürümleri birbirleri ile aynı sürüm ve dil özelliklerine sahip olmalıdır.
Bu konuyla ilgili sorularınızı alt kısımda bulunan yorumlar alanını kullanarak sorabilirsiniz.
Referanslar
–
