Global anlamda ve neredeyse sektör veya büyüklükten bağımsız bir kapsamda, şirketlerin dijital dönüşümden geçtiği bir dönemi yaşıyoruz. Bir nevi “doğal seçilim” gibi, dijitalleşmeye ayak uydurabilen, kültür, prosedür ve politikalarını uygun şekilde dönüştürüp geliştirebilen organizasyonların çok daha güçlü bir şekilde piyasaya tutunup hayatta kalacağı, diğerlerinin ise tabularını yıkıp değişimi kabullenene dek birkaç adım geriden gelecekleri, çok da uzak olmayan bir gelecek bizi bekliyor. Çalışanlarına en uygun, güncel ve verimli araçları sağlamak, bunun için de hizmet sağlayıcılar ve teknoloji/bilişim şirketleriyle doğru ilişkiler kurmak konusunda da yine şirketlere önemli bir görev düşüyor.
Microsoft, Teams gibi birçok ürün ve teknolojisiyle bu dönüşümü destekleyerek şirketlerin ve tüm çalışanların verimliliğini, güvenliğini, ortak çalışma ve iletişim kalitesini artırmayı hedefliyor. Bu kapsamda, Microsoft Ignite 2019 etkinliğinde Teams’e getirileceği duyurulan birçok yeni özellik vardı; detaylar için Emre Aydın‘ın “Teams Yeni Gelenler, Gelecekler, Yenilikler ve Özellikler – Ignite 2019“ yazısına göz atmanızı tavsiye ederim. Yakın zamanda ise Emma Williams (Microsoft Corporate Vice President of Modern Workplace Verticals) tarafından duyurulduğu üzere, Microsoft 365’e, temelde “Firstline Workers” olarak anılan saha çalışanlarına yönelik olmakla birlikte genel olarak tüm çalışanlara yararı dokunabilecek 8 yeni geliştirme ve özellik geliyor.
1. Teams ile Walkie Talkie (Telsiz) Kullanımı
Muhtemelen en çok dikkat çeken ve sevilecek yenilik bu: Kullanıcılar Teams uygulaması ile cihazlarını ve tabletlerini bulut üzerinden, Wi-Fi veya hücresel veri ile çalışan bir Walkie Talkie (telsiz) gibi kullanabilecekler. Bu yeni bas-konuş özelliği, anlık, güvenli ve net bir iletişim alternatifi sunarak standart analog telsizlerin sahip olduğu dezavantajları da ortadan kaldıracak. Aynı şekilde departman, menzil, kapsam gibi sınırların da olmayacağı bu özellik ile birlikte hem IT masraflarının hem de çalışanların taşımak zorunda kaldıkları aygıt sayısının azaltılması amaçlanıyor. Walkie Talkie özelliğinin, 2020’nin ilk yarısında “ön izleme” versiyonuyla Teams’e gelmesi planlanıyor.
Resim-1
2. Teams’te Tasks (Görevler): Hedefleme, Yayınlama ve Raporlama
Microsoft To Do ve Planner üzerindeki görevleri Teams’e getirecek Tasks (Görevler) özelliğinden Microsoft Ignite etkinliğinde bahsedilmişti. Tasks ve getirilecek hedefleme, yayınlama, raporlama becerileri ile birlikte ilgili yöneticiler, organizasyonun tüm konumları, şubeleri ve/veya mağazalarındaki çalışanlara görevler atayıp gerçek zamanlı raporlarla ilerlemeyi takip edebiliyorlar. Tasks, çalışanların yapmaları gereken işleri planlayıp doğru şekilde önceliklendirebilmelerine yardım ederken, yöneticilere de işlerin etkili ve tutarlı şekilde yürütülmesini sağlamaları için destek oluyor. Bu özelliklerin de yine 2020’nin ilk yarısında getirileceği söyleniyor.
Resim-2
3. İş Gücü (Workforce) Yönetimi Entegrasyonları
Kronos ve JDA gibi popüler iş gücü yönetim sistemlerinin Teams’teki Shifts ile entegrasyonu, Shifts Graph API’ları ve SDK ile mümkün oluyor. Vardiya yönetimi, planlama, vardiya değişim istekleri gibi yönetim senaryolarını mümkün kılan bu entegrasyonlardan JDA için olan, halihazırda GitHub‘da erişilebilir durumda. Kronos için konnektörün ise yine GitHub’da, 2020’nin ilk çeyreğinde paylaşılacağını ekleyelim.
4. SMS ile Oturum Açma
Bu özellik, kullanıcılara tek seferlik SMS kodlarıyla Azure AD/Microsoft 365 hesaplarında oturum açma imkanı sunuyor. Oturum açma ekranında cep telefonu numarasını giren kullanıcıya, numaranın Azure AD ile eşleşmesi durumunda SMS ile bir kod gönderiliyor ve sonraki ekranda bu kodu giren kullanıcı, oturumunu açmış oluyor. Artık sıklıkla telaffuz edilen “Passwordless Authentication” konseptini destekleyen bu yeni yöntem, istenen kullanıcı veya gruplar için aktif hale getirilebiliyor. Hem kullanıcıların kullanıcı adı ve parola hatırlama zorunluluklarını hem de IT’nin iş yükünü azaltmaya yönelik bu modern uygulama, duyurulan yenilikler arasında en önemlilerden biri…
Resim-3
5. Paylaşılan Cihazlar için Oturum Kapatma
Özellikle saha çalışanlarının paylaşılan cihaz kullanımı oldukça yaygındır. Mesai değişimlerinde cihazların el değiştirmesi, aynı vardiyada benzer işi yapan kullanıcıların aynı cihazı kullanması gibi farklı sebeplerle tercih edilen bu yöntem, belli güvenlik sorunlarını da beraberinde getirir. Paylaşılan cihazlarda oturum kapatma desteği ile kullanıcılar, mesai bitiminde veya gerektiğinde, söz konusu paylaşılan cihazlarında yapacakları tek bir tıklama ile tüm Microsoft 365 uygulama ve tarayıcı oturumlarını kapatabilecekler. Böylece kişisel, gizli, hassas verilere, aynı cihazı kullanan diğer kullanıcıların erişmesi riski ortadan kaldırılmış olacak.
Resim-4
6. Teams Uygulaması için Mesai Saatleri Dışında Erişim Kontrol ve Denetimleri
Oldukça basit ve bir o kadar etkili olan bu yeni özellik, IT yöneticilerine, çalışanların Teams uygulamasına ne zaman erişebileceklerini yönetme imkanı sunuyor. Belli politikalar, yönetmelikler ve düzenlemeler dahilinde çalışanların mesai saatleri dışında çalışmasının ve verilere erişmesinin istenmediği durumlarda başvurulacak bu özelliğin, 2020’nin ilk çeyreğinde dağıtılmaya başlaması bekleniyor.
Resim-5
7. Temsilci/Yetkili Kullanıcı Yönetimi
Saha yöneticileri, IT yöneticilerinin kendilerini yetkilendirdiği ve özelleştirilebilen basit bir portal üzerinden, kendileri bağlı çalışanların parola sıfırlama isteklerini onaylayabiliyor veya daha önce değindiğimiz “SMS ile Oturum Açma” özelliğini kullanabilmeleri için izin verebiliyor. Bu yöntem, IT çalışanlarının yükünü hafifletirken, saha yöneticilerine de çalışanlarının oturum açma sorun ve taleplerini yönetme imkanı veriyor.
Resim-6
8. SAP SuccessFactors’ten Azure AD’ye Akan İşe Giriş Yönetimi
Bana göre en önemli ve “game changer” olarak nitelendirilebilecek yeniliklerden biri ise, işe yeni başlayan çalışanların provizyonunun SAP SuccessFactors’den Azure AD’ye akmasını sağlayan entegrasyon. Şu anda “genel ön izleme” durumunda olan bu entegrasyon sayesinde, işe giriş süreçlerinin yönetimi konusunda IT birimlerinin ve yöneticilerin iş yükü ciddi anlamda azaltılırken, çalışanların verimliliği ve gerekli araçlara/hizmetlere erişim kolaylığı daha başlangıç noktasında maksimize ediliyor. Aşağıdaki resimde de görüldüğü gibi, provizyon döngüsünü başlatabiliyor, süreci takip etmek için “status bar”ı ve provizyon log’larını takip edebiliyorsunuz:
Resim-7
SuccessFactors’ten beslenen ve kullanıcı işe giriş, görev değişikliği, işten çıkış süreçlerini otomatik olarak Azure AD’ye senkronize eden bu orkestrasyonu kullanabilmek için Azure AD Premium P1 aboneliğine ihtiyaç duyulduğunu da belirtmekte yarar var.
Genel olarak değerlendirdiğimizde, Microsoft’un planlarında öngörülemeyen aksaklıklar olmazsa, söz konusu değişikliklerin tamamının 2020’nin ilk yarısında kullanıma açılacağını görüyoruz. Sektörlerin ve organizasyonların dijital dönüşüm yolculuklarında, üstlendiği rol, geri bildirimleri de dikkate alarak getirdiği geliştirmeler, kolaylıklar ve katkıları sebebiyle Microsoft’u gerçekten takdir ve tebrik etmek gerekiyor.
Bu konuyla ilgili sorularınızı alt kısımda bulunan yorumlar alanını kullanarak sorabilirsiniz.
Referanslar
www.mshowto.org
burakvarol.net
https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2020/01/09/8-new-capabilities-microsoft-365-empower-firstline-workers/
TAGs: Microsoft 365, Office 365, Azure Active Directory, Azure AD, Teams, Microsoft Teams, Walkie Talkie, telsiz, Shifts, Digital Transformation, SAP, SuccessFactors, Tasks, workforce, Kronos, JDA
