Güvenlik ve gizlilik artık çağımızın gereklerinden biri. Bilgi çağında, bu kadar çok bilginin ortalıkta apaçık dolandığı bir ortamda yaşarken kendimize ait, sadece bize özel bilgilerin saklanması önemli bir konu halini aldı.
Peki, belgelerimizi nasıl kendimize ait sadece kendimizin erişebileceği duruma getireceğiz? Office Uygulamalarını kullanarak belgelerimizi şifre ile korumak çok kolay. Office 2010 da belge işlemleri için bildiğiniz gibi artık Backstage dediğimiz yeni bir görünümümüz var. Bu görünüm gerçekten belge işlemlerinin hepsi toptan halledebilmemiz için bize çok büyük kolaylıklar sağlıyor.
Resim-1
Üzerinde çalıştığımız bir belgeyi şifre ile korumak için Backstage görünümüne geçelim. Karşımıza gelen Info bölümünde ilk gözümüze çarpan özellik Protect Document (Belgeyi Koru )özelliği. Bu özelliğe tıkladığımızda ise açılan menüde karşımıza Encrypt with Password (Şifre ile Koru) seçeneği gelecek.
Resim-2
“Sağlam” bir şifre yazarak Ok düğmesine bastığımızda, bizden yazdığımız şifreyi onaylamamızı isteyen pencere ile karşılaşıyoruz. Aynı şifreyi bir kez daha yazarak onaylıyoruz.
Resim-3
Evet, artık şifre ile korunan bir belgemiz var ama burada çok önemli bir konuya değinmek istiyorum. Belgemizi şifre ile koruma işleminin tamamlanması için mutlaka belgeyi kaydetmemiz gerekli. Eğer belgenizi kaydetmezseniz belgeniz korunmayacaktır. Bunu lütfen unutmayın.
Resim-4
Peki, bakalım şifre ile korunan belgemiz nasıl açılacak?
Belgemizi kaydettiğimiz konumda üzerine çift tıklayarak açmak istediğimizde karşımıza şifre soran ekran geliyor. Eğer şifreyi biliyorsak belgemizi açabiliriz, bilmiyorsak belgeyi açmak mümkün olmayacak.
Peki ya şifreden vazgeçersek?
O zaman da tek yapmamız gereken, belgeyi şifreyi girerek açtıktan sonra tekrar Backstage görünümüne geçmek ve Info kısmında Protect Document –yani şifreyi koyarken kullandığımız – seçeneğe tıklamak.
Resim-5
Encrypt with Password özelliğinin zaten aktif olduğunu görebiliyoruz. Bu özelliğe tekrar tıklayarak açılan penceredeki önceden oluşturmuş olduğumuz şifreyi aynen bir yazıyı siler gibi silip OK düğmesi ile onaylıyoruz.
Tıpkı şifre koyarken yaptığımız gibi, şifreyi kaldırmak için de dosyayı kaydetmemiz lazım. Dosyamızdan şifreyi kaldırdıktan sonra artık dosyaya çift tıklayarak açtığımızda bize şifre sorulmayacak.
Bu konuda en sıkça sorulan bir soruya da cevap vermeye çalışayım
- Şifre koyduğumuz dosya silinemiyor mu?
- Kısa cevap: Silinebiliyor
- Uzun cevap: Dosyanın şifreli olması demek, dosya içeriğinin şifreyi bilmeyen kişilerden korunması demek. Dosyanın silinip silinememesi ise dosya değil dosya sistemindeki (NTFS – FAT vs. ) kullanıcı haklarının bir özelliği. Kısacası, bilgisayarınızda dosyanın bulunduğu konumda gereken haklara sahip bir kişi şifrenizi bilmese de dosyanızı çok rahat bir şekilde silebilir.
Artık kişisel güvenliğimizi sağlamak için dosyalarımızı şifre ile koruyabiliriz…
Bu konuyla ilgili sorularınızı alt kısımda bulunan yorumlar alanını kullanarak sorabilirsiniz.
Referanslar
–
