Bu yazıda Microsoft Teams Admin Center‘ı kullanarak oluşturabilecek Policy‘lere hızlıca değinip, Policy‘ler nelerdir? Nasıl konfigüre edilmelidirler? gibi sorulara cevaplar ararken aynı zamanda Teams Meeting Policy’leri, Group Policy’leri ve Messaging Policy’leri inceleyeceğiz.
Genellikle Microsoft Teams client’ının dağıtımı öncesinde özellikle Meeting, Group ve Messaging Policy ayarlarının tamamlanması ya da en azından hızlıca gözden geçirilmesi kurumlar için faydalı olmaktadır.
Microsoft Teams admin center‘a ulaştığınız anda karşınıza gelen ilk pencere aşağıdaki gibidir. Bu ilk pencerede Planning alanını kullanarak uçtan uca bir proje yaklaşımı ile Teams geçiş projenizin adım adım planlamasını gerçekleştirebilirsiniz. Bu alanı inceleyerek başlayalım.
Resim-1
Soldaki panelden Planning > Teams Advisor‘a tıklayın. Karşınıza gelen Deploy Workloads ekranında iş yüklerini göreceksiniz. Next’e tıklayarak devam edin.
Resim-2
Bu iş yükleri üzerinde kimler çalışacaksa Add Members alanını kullanarak kişileri takıma ekleyin.
Resim-3
Şimdide Workloads altında yer alan Add butonuna tıklayarak iş yüklerini seçin. Hemen yan tarafta işlerin tamamlanma yüzdeleri olduğunu görebilirsiniz.
Resim-4
Bu işlemlerden sonra sistemin kendisi bir Teams takımı oluşturup ilgili kişileri bu grubun üyesi yapar ve bu alanda bir proje yaklaşımı ile adımları sunar.
Resim-5
Planner ekranında adımları görebilmeniz mümkün.
Resim-6
Ve hatta bir kullanıcı anketi de eklenmiş durumda.
Resim-7
Bu kısa bilgilendirmeden sonra yazının asıl konusu olan Teams Policy‘lerine (Meeting, Group, Messaging) geri dönelim.
Teams > Manage Teams ekranında dilerseniz tüm kurum çalışanlarını (ya da belli kişi ya da grupları barındıran) üye yapacağınız bir takım oluşturabilirsiniz. Ya da bu pencerede işlem yapmadan boş geçebilirsiniz. Takım oluşturup içerisine kanalları eklemek ve bazı içerikleri kullanıcılara otomatik olarak sunmak, son kullanıcılar için anlamlı olabilir. Örneğin, bir takım oluşturup içine duyurular diye bir alt kanal oluşturabilir ve IK ile BT duyurularını bu kanal üzerinden yapabilirsiniz. Kullanıcı PC’leri ve cep telefonları dahil olmak üzere herkes aynı anda pop-up lar ile bilgilendirebilir.
Panele erişim linki : https://admin.teams.microsoft.com/teams/manage
Detaylar için : https://docs.microsoft.com/en-US/microsoftteams/teams-channels-overview?WT.mc_id=TeamsAdminCenterCSH
Resim-8
Teams > Teams Policies ekranında ise dilerseniz Private Channel oluşturulup oluşturulmayacağını ya da oluşturulan Private Channeler’ların kullanıcılar tarafından search edilebilir olup olmayacağını seçeceğiniz Policy’ler oluşturabilirsiniz.
Panele erişim linki : https://admin.teams.microsoft.com/policies/channels
Detaylar için : https://docs.microsoft.com/en-US/microsoftteams/teams-policies?WT.mc_id=TeamsAdminCenterCSH
Resim-9
Users alanında dilerseniz kullanıcılara atanmış Policy’leri görebilir ve değiştirebilirsiniz. Genellikle GM, GMY ya da benzer title’lara sahip kişiler için özel Policy’ler oluşturulabiliyor ve bu tipteki kullanıcılara bu özel Policy’ler uygulanıyorlar. Geri kalan kullanıcılar ise default gelen Policy setleri ile bırakılır.
Panele erişim linki : https://admin.teams.microsoft.com/users/33271fc8-d683-423e-9207-0bc2cb168bbd/policy
Detaylar için : https://docs.microsoft.com/en-US/office365/admin/add-users/add-users?WT.mc_id=TeamsAdminCenterCSH&view=o365-worldwide
Resim-10
Meetings > Meeting Policies altında ise kullanıcılar Teams Meeting‘leri gerçekleştirdiklerinde tabi olabilecekleri Policy seçenekleri yer almaktadır. Dilerseniz varolan Policy’lerin dışında yeni Policy’lerde oluşturabilirsiniz.
Not : Genellikle varolan Policy’ler yeterli olmaktadır.
Panele erişim linki : https://admin.teams.microsoft.com/policies/meetings
Detaylar için : https://docs.microsoft.com/en-US/microsoftteams/meeting-policies-in-teams?WT.mc_id=TeamsAdminCenterCSH
Resim-11
Örneğin, yukarıdaki ekranda yer alan Global (Org-wide default) Policy’sinin detaylarına bakacak olursanız, burada toplantılarınız esnasında kimin hangi yetkilerinin olacağını kolayca görebilirsiniz.
Not : Default gelen Meeting Policy’ler yeterli olup genellikle yeni Policy’ler oluşturulmamaktadır.
Not : Genellikle Policy ayarları default geldiği biçimde kullanılmaktadır, değiştirilmemektedir.
Resim-12
Meetings > Meeting Settings alanında ise Anonim kullanıcılarında toplantılara girip girmeyeceklerini belirlemeniz gerekir. Genellikle şirketler dış kullanıcılar ile Anonim olarak konuşmanın önünü açmıştır. Bu her anlamda hem kurum çalışanlarına hem de kurumun tedarikçilerine esneklik sağlamaktadır.
Panele erişim linki : https://admin.teams.microsoft.com/meetings/settings
Detaylar için : https://docs.microsoft.com/en-US/microsoftteams/meeting-settings-in-teams?WT.mc_id=TeamsAdminCenterCSH
Resim-13
Meetings > Live Event Policies alnında ise bizi karşılayan iki adet Policy bulunmaktadır.
Panele erişim linki : https://admin.teams.microsoft.com/policies/broadcasts
Detaylar için : https://docs.microsoft.com/en-US/microsoftteams/teams-live-events/set-up-for-teams-live-events?WT.mc_id=TeamsAdminCenterCSH#bkcreatepolicy
Resim-14
Bu iki Policy’yi kullanarak Live Event’leri kimin zamanlayabileceğini, kimin katılabileceğini ve kimin kayıt alabileceğini seçmeniz gerekir.
Not : Genellikle varolan Policy’ler yeterli olmaktadır.
Resim-15
Messaging Policies alanında takımlar içinde ya da 1:1 yazışmalar esnasında kimin mesajları silebileceği, Gif kullanılıp kullanılmayacağı, okundu bilgisi vb. ayarlar yer almaktadır. Genelikle Gif kullanımı dışında default ayarları ile bırakılır.
Panele erişim linki : https://admin.teams.microsoft.com/policies/messaging/edit/R2xvYmFs
Detaylar için : https://docs.microsoft.com/en-US/microsoftteams/messaging-policies-in-teams?WT.mc_id=TeamsAdminCenterCSH
Resim-16
Teams Apps > Permission Policies ile gelen Global Policy yardımı ile Teams içinde kullanıma hazır gelen uygulamalardan hangilerine izin verip vermeyeceğinizi seçebilirsiniz. Genellikle tamamı açık bırakılmakta, Policy değiştirilmemektedir.
Panele erişim linki : https://admin.teams.microsoft.com/policies/app-permission/edit/R2xvYmFs
Detaylar için : https://docs.microsoft.com/en-US/microsoftteams/teams-app-permission-policies?WT.mc_id=TeamsAdminCenterCSH
Resim-17
Org-wide Settigns > External Access ile kendi kurumunuz dışındaki Teams ve Skype Online kullanıcıları ile konuşup konuşmayacağınızı seçebilirsiniz. Açık bırakılan ve bırakılması önerilen (On) seçeneklerden bir tanesidir.
Panele erişim linki : https://admin.teams.microsoft.com/company-wide-settings/external-communications
Detaylar için : https://docs.microsoft.com/en-US/microsoftteams/manage-external-access?WT.mc_id=TeamsAdminCenterCSH
Resim-18
Org-wide Settings > Guest Access ekranında kurumunuzun çalışanı olmayan hatta Office 365 kullanıcısı ve lisansıda olmayan kişileri kendi oluşturduğunuz takımlara ekleyip eklemeyeceğinizi, eklemeniz durumunda hangi yetkiler ile bu kişilerin çalışmasına izin vereceğinizi belirleyebilirsiniz. Genellikle aşağıdakine benzer ayarlar kullanışlı olmaktadır.
Panele erişim linki : https://admin.teams.microsoft.com/company-wide-settings/guest-configuration
Detaylar için : https://docs.microsoft.com/en-US/microsoftteams/guest-access?WT.mc_id=TeamsAdminCenterCSH
Resim-19
Org-wide Settings > Teams Upgrade penceresinde Coexistence Mode‘u yapınıza bağlı olarak Teams Only olarak değiştirebilirsiniz.
Aynı ekrandaki App Preferences alanında ise Skype for Business’ı seçebilirsiniz. Bu şekilde planlanan eski Skype toplantılarınıza yine eski Skype Client’ını kullanarak katılma şansınız olur.
Panele erişim linki : https://admin.teams.microsoft.com/company-wide-settings/teams-upgrade
Detaylar için : https://docs.microsoft.com/en-US/MicrosoftTeams/migration-interop-guidance-for-teams-with-skype?WT.mc_id=TeamsAdminCenterCSH
Resim-20
Microsoft Teams Admin Center’daki seçeneklere kısaca değindik. Fakat Teams kullanımı ile ortaya çıkacak Office 365 Group’larının nasıl yönetileceğine değinmedik. Aşağıdaki alanda buna da değinelim.
https://aad.portal.azure.com/#blade/Microsoft_AAD_IAM/GroupsManagementMenuBlade/Lifecycle linkini kullanarak ulaşabileceğiniz Azure AD > Groups > Expiration penceresinde Group Lifetime (in days)’i 180 gün olarak seçebilirsiniz. Bu şekilde 180 gün boyunca hiçbir şekilde kullanılmamış gruplar, grup sahipleri bilgilendirilerek kullanımdan kaldırılır. Örneğin, bir kullanıcı tarafından oluşturulmuş fakat sonra âtıl duruma gelmiş ve 180 gün boyunca da hiçbir aktivite olmamış grup, ilgili grubun sahipleri (owners) birçok defa bilgilendirildikten sonra kullanımdan kaldırılır. Bilgilendirmeler esnasında gelen mail içindeki linke tıklayarak kullanıcı isterse süreyi 180 gün daha uzatabilir. İşten ayrılma, hesabın kapatılması vb. durumlardan dolayı grubun sahibi (Owner) bulunmuyorsa grubun tüm üyeleri bilgilendirilir.
Detaylar için : https://docs.microsoft.com/en-us/azure/active-directory/users-groups-roles/groups-lifecycle
Resim-21
Son olarak yine Azure AD > Groups > Naming Policy ile oluşturulacak Office 365 gruplarının isimlendirme standardını belirleyebilirsiniz. Bu şekilde kullanıcılarınız Teams içerisinde yeni takımlar oluşturduklarında sizin grup isimlendirme Policy’sinize uymak zorunda kalırlar.
Detaylar için : https://docs.microsoft.com/tr-tr/azure/active-directory/users-groups-roles/groups-naming-policy
Resim-22
Şimdi, bu kadar fazla Policy’nin olduğu Admin’ler için yönetsel olarak birçok kolaylığın sağlandığı Teams yönetim panelinde en çok nelere dikkat edilmeli, kısa bir bir liste ile yazalım.
Birkaç Önemli Not :
A. Genel :
- Microsoft Teams Admin Center içinde birçok Policy hazır gelir.
- Bu Policy’ler kullanıcılara atanmış durumdadırlar. Yani Policy’leri tekrar tekrar kullanıcılara atamak ile zaman harcamanız gerekmez.
- Dilerseniz daha fazla Policy çeşitliliği için kurumunuza özel Policy’ler oluşturabilir ve kullanıcılarınıza bunları uygulayabilirsiniz.
- Genellikle default gelen Policy’ler kurumlar için yeterli olur.
B. Dikkat Edilmesi Gereken ve Mutlaka Karar Verilmesi Gereken Dört Önemli Teams Policy’si :
- Org-wide Settings > Guest Access‘e izin verip vermeyeceğinize karar vermelisiniz.
- Org-wide Settigns > External Access‘e izin verip vermeyeceğinize karar vermelisiniz.
- Azure AD > Groups > Expiration ile kullanılmayan gruplara ne olacağına karar vermelisiniz.
- Azure AD > Groups > Naming Policy ile kullanıcıların oluşturdukları gruplara bir isim standardı getirip getirmeyeceğinize karar vermelisiniz.
Bu yazıda bahsetmedik fakat Teams Retention Policy‘lerine de Office 365 Security & Compliance panelinde göz atmanız iyi olacaktır.
Bu konuyla ilgili sorularınızı alt kısımda bulunan yorumlar alanını kullanarak sorabilirsiniz.
Referanslar
TAGs : Microsoft Teams Policy , Microsoft Teams Policy Ayarlari, teams Meeting policy, teams Group policy, teams Messaging Policy, teams Guest Access, teams external Access, Office 365 groups expiration, Teams Retention Policy,Microsoft Teams Policy Nedir
