Yaz dönemi yaklaşmakta ve çalışanlar erken rezervasyonlardan faydalanma amaçlı tatil planlarını oluşturmaktadırlar. Fakat tatilde olsak da işlerimizi elimizden geldiği kadar takip etmeye devam ediyoruz. Gelen telefonları cevaplayamasak bile e-postalara yanıtlamadan olmuyor.
Genellikle Outlook üzerinde yapılan Otomatik Yanıt (işyeri dışında)”Out-Off Office” bize bu konuda kolaylık sağlamaktadır. Bir şablon hazırlayıp bize gelen e-postalara belirttiğimiz tarih ve saat aralığında otomatik yanıt vermemizi sağlar. Hatta şirket içi ve şirket dışı kullanıcılar için ayrı ayrı e-postalar oluşturabiliyorsunuz. Fakat bu özellik gönderen kişiye sadece bir kere e-posta gönderir. Bazı durumlarda işyeri dışı yerine gelen tüm e-postalara otomatik bir yanıt verilmesi istenebiliyor. Bu durumda belli bir adrese her mail atıldığında otomatik bir yanıtın gelmesi istenebilir. Bu yazımda bu işlemin nasıl yapılacağını anlatacağım.
Not: Anlatımda kullanılan Outlook sürümü 2013 tür fakat diğer sürümlerde de aynı şekilde çalışmaktadır.
Outlook üzerinden Kurallar kısmını tıklayınız.
Resim-1
Açılan ekranda yeni kural oluşturma ekranına geliniz.
Resim-2
Kural Sihirbazı ekranında hazır kural şablonları bulunmaktadır. Alt tarafta bulunan “Boş bir kuraldan başla” başlığı altında bulunan “Aldığım iletilerde kuralı uygula” seçeneğini seçiniz.
Resim-3
Bir sonraki adımda belli kural şablonları bulunmaktadır. Burada hiçbir şeyi seçmeden ilerleyiniz. Böylece aldığınız tüm iletiler için bu kural çalışacaktır.
Resim-4
Bu uyarıyı size gösteren bir ekran gelecektir. Evet diyerek devam ediniz.
Resim-5
Böylece aldığınız tüm iletilerde ne yapmak istediğiniz seçeneğine “Belirli bir ileti kullanarak sunucu yanıtı al” seçeneğini seçiniz. Seçimden sonra alt tarafta bulunan “belirli bir ileti” linkini tıklayarak şablonu düzenleme ekranına geleceksiniz.
Resim-6
Size Outlook’tan bir mail gönderiyormuş gibi bir ekran açılacaktır. Burada kime ve bilgi kısımlarını boş bırakınız. Konu ve mail içeriğini yazdıktan sonra “kaydet ve kapat” seçeneği ile şablonunuzu kaydediniz.
Resim-7
Böylece kural ekranında “belirli bir ileti” yazan yer sizin konuya yazdığınız ileti olacaktır. İleri butonuna basarak devam ediniz.
Resim-8
Kural sihirbazında bir sonraki adım özel bir durum var mı kısmıdır. Yani bu kısımda kuralın çalışmamasını sağlamak istediğiniz durumda kullanılır. Ör: gönderen kişinin şu kişi olması, adımın bilgi kısmında olması gibi. Eğer böyle bir özel durum yoksa ileri butonuna basarak ilerleyiniz. Eğer özel bir durum söz konusu ise ilgili durumu seçip ayarlarını yapabilirsiniz.
Resim-9
Kurala bir isim veririniz ve tamamlayınız. Ardından son butonuna bastığınızda kuralınız aktif olarak çalışmaya başlayacaktır.
Resim-10
Bu kişiye attığınız maile gelen otomatik yanıt aşağıdaki gibi olacaktır.
Resim-11
Not: Bu kuralın çalışması için Outlook un açık olmasına gerek yoktur. Sunucu kuralı olduğu için Outlook kapalı olsa dahi bu mail gönderilecektir.
Bu konuyla ilgili sorularınızı alt kısımda bulunan yorumlar alanını kullanarak sorabilirsiniz.
Referanslar
