OneDrive Request Files Özelliği Nedir?
SharePoint Online ve OneDrive‘da paylaşımlara ve yetkilendirmelere dair halihazırda mevcut olan ve ayrıca oluşturulabilen yetki seviyeleri, genel kullanım açısından gayet yeterli ve esnektir. Bununla birlikte, belli kullanıcıların sadece “upload” yetkisine sahip olması gereken durumlar olabilir. Sadece “upload” için varsayılan bir yetki seviyesi olmaması ve yeni oluşturulacak (custom) yetki seviyesinin de “view items” ve “add items” gibi izinleri içerme gereksinimi, işleri biraz rayından çıkarabilir ve kişilere gereksiz şekilde ek yetkiler atanmasına sebep olabilir. OneDrive’a gelen “Request Files” özelliği ile bu ve benzeri istenmeyen senaryoların önüne geçilerek kişilere sadece “upload” becerisi sağlayabilen bir opsiyon sunuluyor.
“Request Files” özelliği en basit haliyle, aynı organizasyondaki veya organizasyon dışındaki kullanıcılara, SharePoint veya OneDrive’da seçilen bir klasörün kullanılacağı şekilde “upload” isteği göndermeye yarıyor. Bu kişiler, kendilerine gelen istekle birlikte verilen bağlantıya tıklayarak, ilgili dosyaları, sizin belirlediğiniz klasöre “upload” edebiliyor ve bunu yaparken klasörün içeriğini dahi göremiyorlar. Üstelik kişilerin OneDrive kullanıyor olmalarına bile gerek yok, söz konusu “upload” isteğini herhangi bir kanaldan kendilerine ulaştırmak yeterli. Kişilerin “upload” ettikleri dosyalarla birlikte, isteği gönderen kişiye de ayrıca bildirim gönderiliyor.
Hazırlık: Genel “Upload” İzinlerini Düzenleme
Request Files özelliğini kullanabilmek için öncelikle SharePoint Admin Center’da link paylaşım ayarlarının düzenlenmesi gerekiyor:
1. Microsoft 365 Admin Center’da sol menüde Admin Centers‘ı ve altındaki SharePoint‘i seçerek SharePoint Admin Center’a gidin.
2. SharePoint Admin Center’da, sol menüde Sharing‘i seçin ve External Sharing ayarlarını aşağıdaki gibi (Anyone – Most permissive) düzenleyin:
Resim-1
3. Aynı sayfanın biraz aşağısında bulunan File and folder links altında, Folders izinlerinde “upload”un yer aldığından emin olun:
Resim-2
4. Düzenlemelerin ardından sayfanın en altındaki Save butonuna tıklayarak işlemleri tamamlayın.
Upload İsteği Gönderme
Kişilere dosya “upload” isteği göndermek için aşağıdaki adımları takip edebilirsiniz:
1. SharePoint veya OneDrive’da dosyaların “upload” edilmesini istediğiniz klasörü seçin veya üzerinde sağ tıklayın, sonrasında “Request files” ile ilerleyin:
Resim-3
2. “What files are you requesting?” sorusu altında, isteği gönderdiğiniz kişi veya kişilerin de göreceği, işin amacına uygun bir isim girin ve Next‘e tıklayın:
Resim-4
3. Bir sonraki ekranda, ya üretilen link’i kişilere ayrıca göndermek üzere Copy link ile kopyalayın ya da direkt olarak kişilerin email adreslerini girerek sistemin otomatik olarak bir email üzerinden göndermesini sağlayın. İkinci seçenekle ilerlerseniz, tercihen email’e eklenecek bir ileti/açıklama da girebilirsiniz:
Resim-5
4. Done butonuna tıklayarak işlemi tamamlayın.
Upload İsteğinin İletildiği Kişilerdeki Durum
Yukarıdaki adımları takip ederek gönderilen istek sonucu, ilgili link’e sahip olan kişiler “upload” becerisine sahip olurlar. Bununla birlikte, ilgili klasördeki içeriğe, “upload” edilen diğer dosyalara, başka kim(ler)in “upload” edebileceğine dair bilgilere ve detaylara ulaşamazlar. Söz konusu link’e tıkladıklarında, dosyaları “upload” etmek için kullanacakları Select Files butonunu ve ad-soyad girecekleri alanları içeren bir ekranla karşılaşırlar:
Resim-6
NOT: Burada girilen veya oturum açılmış hesaptan otomatik çekilen ad-soyad bilgisi, sadece hangi dosyaları kimin “upload” ettiğini göstermek için kullanılır ve aslında bir doğrulamadan geçilmediği için herhangi bir garanti sunmaz. İleride gelecek geliştirmelerle, buranın daha sağlıklı metotlarla destekleneceğini düşünüyorum.
Kişiler işlemleri “Upload” butonuna tıklayarak bitirdiklerinde, eksik kalan, gözden kaçan dosya varsa onları da eklemeleri için kullanabilecekleri “Upload more” butonunu da içeren bir onay ekranı belirir:
Resim-7
Bu işlemlerin sonunda, “upload” isteğini gönderen kişiye de yeni dosyaların yüklendiğini belirten bir bildirim email’i gönderilir.
Upload İsteğini İptal Etme
Gerekli dosyalar tüm partilerden toplandığında ve/veya ilgili iş bir şekilde sonuçlandığında, şayet Resim-2‘de görüldüğü gibi link için otomatik bir bitiş tarihi belirlenmediyse, söz konusu link basitçe silinerek kişilerin “upload” izinleri kaldırılabilir ve süreç sonlandırılabilir.
1. “File request” link’inin gönderildiği ve dosyaların “upload” edildiği klasöre gidip işaretli hale getirin.
2. […] menüsünü ve “Manage Access”i tıklayın.
3. Gelecek ekranda “Links Giving Access” bölümünde ilgili link’i bulun ve yanındaki (…) menüsüne tıklayın.
Resim-8
4. Aynı yerde belirecek X ikonuna ve ardından “Delete Link”e tıklayın.
Resim-9
Bu işlem geri alınamaz. Yeniden upload gereksinimi doğduğu takdirde, “Upload İsteği Gönderme” başlığı altında anlattığım gibi yeni bir link oluşturmak ve yeni bir istek göndermek gerekir.
Sonuç
Birlikte çalışmanın, iş birliğinin ve güvenli veri paylaşımının gitgide daha fazla önem ve değer kazandığı günümüzde, “Request Files” özelliğinin birçok ihtiyacı karşılayacağına şüphe yok. Farklı şirketlerden alınacak fiyat teklifleri, bir proje için farklı kişi ve firmalardan toplanacak plan/rapor dokümanları gibi belli bir gizlilik politikası dahilinde yürütülmesi gereken süreçlerde, bu ve benzeri belgeleri/dosyaları aynı konumda ve yükleyenlerin göremeyecekleri, güvenli bir şekilde toplayabilmek oldukça değerli. İlgili kişilere basitçe bir link iletiyorsunuz, kişiler bu link’i takip ederek ufak ve basit bir arayüz/tool üzerinden dosyaları yüklüyor, yükleme sonrası bilgilendiriliyorsunuz ve süreç tamamlandığında paylaşım link’ini silerek yetkileri kaldırıyor ve işlemi sonlandırıyorsunuz. Bunun oldukça basit, kullanıcı dostu, güvenli ve verimli bir geliştirme olduğunu rahatlıkla söyleyebiliriz.
Bu özelliğin halen dağıtılmaya devam ettiğini ve Aralık 2019 sonuna kadar tamamlanmasının planlandığını da ayrıca belirtmekte fayda var.
Bu konuyla ilgili sorularınızı alt kısımda bulunan yorumlar alanını kullanarak sorabilirsiniz.
Referanslar
www.mshowto.org
https://support.office.com/en-gb/article/create-a-file-request-f54aa7f8-2589-4421-b351-d415fc3b83af
TAGs: Office 365, Microsoft 365, OneDrive, SharePoint Online, upload, upload-only, Request Files, Request Files nedir, Request Files özelliği nedir
