1. Ana Sayfa
  2. Dynamics CRM
  3. Microsoft Flow Kullanarak Word Şablonunu PDF’e Dönüştürmek

Microsoft Flow Kullanarak Word Şablonunu PDF’e Dönüştürmek

Dynamics CRM - Dynamics 365

Çoğu zaman, Dynamics 365  üzerinde oluşturduğumuz Word şablonlarını gerek müşterilerimize gönderimde gerekse kendi ihtiyaçlarımız için kullanırız. Ancak, Word şablonundan daha ziyade, daha profesyonel görünen ve doğrudan düzenlenemeyen pdf formatında olmasını isteriz.

Ne yazık ki şimdiye kadar Dynamics 365 herhangi bir kayıt türü için oluşturulan Word şablonunu pdf olarak ileten bir yapı geliştirmedi. Ancak artık bizim kurtarıcımız olarak var. Bu makalemizin konusu ise, Microsoft flow kullanarak, Dynamics 365 tarafında oluşturulan Word şablonlarını pdf formatına nasıl dönüştürebileceğimizi inceliyor ve bir örnekle aşama aşama ilerleyerek pekiştiriyor olacağız.

Hikayemiz ise, şöyle olsun.

Bir fırsata ait detayların bulunduğu bir Word şablonunu müşteriye iletmek için pdf formatına çevirelim.

Birinci Aşama: Dynamics 365 üzerindeki fırsat kaydında Word şablonu oluşturmak için iş akışı oluşturmak.


Resim-1

Öncelikle resim1 üzerinde gösterildiği gibi eski arayüze ait iş akışlarından bir adet iş akışı oluşturalım ve adım Ekle bölümünde, Eylemi gerçekleştir seçeneğini seçelim.

Bu adımı tamamladığımızda, aşağıdaki Resim2 de gösterildiği gibi bir görüntü olacaktır.


Resim-2

Bu aşamada, Özellikleri Belirle butonuna tıklandıktan sonra açılan pencere içerisinde, template ve hedef varlık alanlarını aşağıdaki resim 3’te görüldüğü gibi dolduruyoruz.


Resim-3

Bir sonraki adım olarak, hazırlamış olduğumuz iş akışını aktif hale getirip test etmemiz gerekiyor. Bunun için benim iş akışını tetikleyecek olan işlemim durum değişikliği. İş akışımızı aktif edip, ardından bir kaydın durumunu değiştirdikten sonra bakalım iş akışımız çalışacak mı?


Resim-4

Resim 4 üzerinde görüldüğü üzere, iş akışını aktif hale getirdik. Şimdi bir fırsat kaydını güncelleyerek bakalım Word şablonumuz oluşacak mı?


Resim-5

Yukarıdaki resim 5 üzerinde görüldüğü gibi iş akışının çalışması için kaydın durumunu analiz dosyasını gönder seçiyoruz. Hemen arkasında gördüğünüz gibi zaman çizelgesi üzerinde herhangi bir doküman bulunmamakta.


Resim-6

Yukarıdaki resim 6 da görüldüğü üzere iş akışımız çalışmış ve analiz dökümanı.docx uzantısı ile Word şablonumuz oluşturulmuş görünmekte. Yani 1. Aşama olan öncelikle kayda ait bir Word şablonunu oluşturma kısmını tamamlamış oluyoruz.

Makalemizin ikinci aşamasında ise, Microsoft flow üzerinde bir akış oluşturarak, ilgili Word dosyasını Dynamics 365 üzerindeki notlardan okuyup, pdf dosyası haline dönüştüreceğiz.

Bunun için öncelikle Microsoft flow’un sitesine aşağıdaki adresten giriş yapıyoruz.

Microsoft Flow: https://flow.microsoft.com

Hemen ardından yeni bir akış oluştur diyoruz ve aşağıdaki resim 7 de görüldüğü üzere, akışın tetikleyicisi olarak (Resimde sarı renk ile işaretlenmiş) Dynamics 365 – Bir kayıt oluşturulduğunda tetikleyicisini seçiyoruz.


Resim-7


Resim-8

Yukarıdaki resim 8 üzerinde görüldüğü gibi kuruluş ve varlık seçeneklerimizi doldurduktan sonra bir koşul ekliyor ve koşulumuzda, oluşturulan notun gerçekten bizim pdf’e dönüştürmek istediğimiz kayıt olup olmadığını kontrol ediyoruz.

Sıradaki işlemimiz ise, artık oluşturduğumuz kuralın evet bölümünde yani, dosya adımızın Analiz Dökümanı.docx olması durumunda çalışacak olan kısmını hazırlamaya geldi sıra.


Resim-9

Resim 9 üzerinde görüldüğü üzere, öncelikle İşlem olarak OneDrive İş seçiyor ve eylem olarak ise, Dosya Oluştur seçeneğini seçiyoruz. Hemen ardından OneDrive iş üzerindeki klasörlerden dokümanın ekleneceği path’i seçiyoruz. Ardından ise, dosya adını ve son olarak dosya içeriğine ise, base64ToBinary fonksiyonu yardımı ile, ilgili notun gövdesini ekliyoruz.


Resim-10

Yukarıdaki resim 10 da görüldüğü üzere bir sonraki aşamada, yine onedrive iş fonksiyonlarından dosyayı dönüştürme isimli fonksiyonu çağırıyoruz ve dosya olarak ise, bir önceki stepte oluşturduğumuz kayda ait dinamik verilerden kimlik (Id) verisini seçiyor ve hedef türümüz olan pdf seçeneğini de seçerek bu adımı tamamlıyoruz.


Resim-11

Yukarıdaki resimde ise, dosya oluştur adımımızın ismini sağ üstte bulunan 3 nokta işaretine tıkladıktan sonra açılan menüden yeniden adlandır diyerek değiştiriyor, bu esnada Türkçe karakter ve boşluk kullanmıyoruz. Ben aşama ismi olarak ConvertFile ismini verdim.

Şimdi ise dönüştürmüş olduğumuz dosya ile Dynamics 365 üzerinde yeni bir not kaydı oluşturacağız.


Resim-12

Yukarıdaki resim 12 de görüldüğü gibi, sarı ile işaretli alanları manuel olarak dolduruyoruz. Burada, ilgili notun hangi kayıtla ilişkileneceği, dosya adı, belge olup olmadığı, not başlığı gibi bilgileri dolduruyoruz ve belgenin gövdesine ise, bir önceki adımda, ConvertFile ismi verdiğimiz dosya dönüştürme aşamasını body fonksiyonu ile alıp, dönüştürülen içeriği burada pdf dosyasının içeriği olarak ayarlıyoruz.

Bu aşamadan sonra, isterseniz siz yapmayabilirsiniz, ancak alan kazanmak ve artık kullanmayacağımız notlar bölümündeki Word şablonu ve onedrive üzerine aktardığımız Word şablonunu siliyoruz.


Resim-13

Kayıtları silme aşamalarının içeriği ise, resim 13’te görüldüğü gibi olacaktır. Burada hem onedrive üzerine eklediğimiz hem de Word olarak ilk hazırlamış olduğumuz iş akışının oluşturmuş olduğu Word şablonlarını siliyoruz. Bu sayede yer kazanıyoruz.

Bütün bu aşamalarımızın ardından iş akışımız aşağıdaki gibi görünecektir.


Resim-14

Eğer sizin de akışınız yukarıdaki resim 14’te görüldüğü gibi görünüyorsa işlemlerimiz tamam demektir.
Artık test etme zamanı.

Biraz önce Dynamics 365 tarafında analiz dokümanı oluşturduğumuz kayıt üzerindeki notu siliyoruz ve kaydın durumunu değiştirdikten sonra yeninden Analiz Dosyasını Gönder seçiyor ve akışlarımızın çalışmasını sağlıyoruz.


Resim-15

Yukarıda görüldüğü üzere, bir önceki Word kaydını sildim ve durumu tekrar analiz dosyasını gönder olarak güncelledim.

Şimdi akışların çalışması biraz sürecektir. Bunun için kısa bir süre bekliyoruz.


Resim-16

Yaklaşık 10 saniyelik bir bekleme ardından sayfayı yeniliyoruz ve karşımızda, pdf dokümanımız bize masum masum bakıyor

Artık ister manuel, istersek yeni bir akış oluşturarak bu kez pdf dosyasını kontrol edip müşteriye ilgili pdf dosyası gönderilebilir. Tüm bu süreç otomatik olarak Dynamics 365 üzerinde tek bir tıklama ile tamamlanabilir duruma getirildi.

Burada dikkat edilmesi gereken hususlar da yok değil. Bunlardan birincisi, şu anda bu akış her not kaydı oluşturulduğunda tetiklenecektir. Bu lisans maliyetlerini biraz daha optimize etmek için farklı yöntemler denenebilir, misal otomatik oluşması yerine sadece talep üzerinde çalıştırılması sağlanabilir.

Umarım sizlere yardımcı olmuştur bu yazımız.

Mutlu, huzurlu, neşeli ve MSHOWTO’lu günler diliyorum.

Bu konuyla ilgili sorularınızı https://forum.mshowto.org linkini kullanarak ulaşacağınız forum sayfamızda sorabilirsiniz.

Referanslar

www.mshowto.org

TAGs: Microsoft Flow, , , ,

Yorum Yap

Yazar Hakkında

11 yılı aşkın bir süredir Yazılım sektörünün içerisindeyim. Yazılım ile alakalı farklı eğitimleri ve sertifikasyonlarını alarak bu sektör içerisinde son 9 yıldır profesyonel olarak çalışmaktayım. Yazılım sektöründe kurumsal firmalarda, pek çok farklı pozisyonda görev aldım. Şu an Vakıf Emeklilik şirketinde DBAdmin - CRM Danışmanı olarak çalışmaktayım. MCP, MCPD, MCSE, MCITP ve MCT sertifikalarına sahibim. Halen aktif olarak bireysel yazılım eğitimleri vermeye devam etmekteyim.

Yorum Yap