VERBİS kaydının gerçekleştirilebilmesi için yapılacak olan ilk işlem www.kvkk.gov.tr adresine giriş yapmak olacaktır. Siteye giriş yaptıktan sonra sağ tarafta bulunan menülerden VERBİS menüsüne tıklanılmalıdır.
Resim-1
VERBİS sayfası açıldıktan sonra karşımıza aşağıdaki şekilde olduğu gibi üç farklı bölüme erişebileceğimiz butonlar gelecektir. Bu butonlar “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi, Sicile Kayıt, Sicil Sorgulama” şeklindedir.
Veri Sorumlusu Yönetici Girişi bölümü hemen üzerinde yazan açıklamada da yer aldığı üzere sicile kayıttan önce veri sorumlusunun yapılacak olan kaydının teyidi için kullanılacak olan bölümdür. Bu bölümde irtibat kişisi tanımlama, parola işlemleri, Sicil kaydını silme gibi işlemler yapılmaktadır.
Sicile Kayıt bölümü ile veri sorumlusunca belirlenen irtibat kişisi tarafından giriş yapılan bölümdür. İrtibat kişisi bu bölüme kendi e-devlet bilgileri ile erişebilmektedir.
Sicil Sorgulama bölümü herkese açık olup VERBİS’e giriş yapan her kurumun kategorilere göre bilgilerinin görüntülenebileceği bölümdür.
Resim-2
VERBİS kaydının ilk adımı veri sorumlusunun teyidinin yapılması aşamasıdır. Bunun için firma/kurum tarafından imza yetkilisi bir kişi için başvuru formu doldurulmalı ve Kişisel Verilerin Korunması Kurumuna iletilmelidir.
VERBİS’in kullanılabilmesi için öncelikle veri sorumlusu belirleme işleminin tamamlanmış olması gerekmektedir. Veri sorumlusu yönetici girişi butonunu kullanarak ilgili işlemleri gerçekleştirmek üzere KVKK kurumunun da şu şekilde ifade ettiği üzere kurumlarda kişisel verilerin korunması için veri sorumlusu adına imzaya yetkililerce veri sorumlusunu tanıtan standart bir başvuru formu düzenlenerek Kişisel Verilerin Korunması Kurumuna gönderilmelidir.
Veri sorumlusu seçilirken niteliğe dikkat etmek önemlidir. Sistemde üç kategoride sınıflandırılmış olan veri sorumluları;
- Yurtiçinde Yerleşik Tüzel/Gerçek Kişi,
- Yurtdışında Yerleşik Tüzel/Gerçek Kişi,
- Kamu Kurumu
şeklindedir ve eğer yanlış başlıkla başvuru yapılırsa kurum başvuruyu kabul etmeyecek ve eski başvurunun silinmesi, yeniden başvuru yapılması ile ilgili süreç uzayacaktır. Başvuru yapıldıktan sonra ilgili panelden veri sorumlusuna dair çeşitli bilgilerin girilmesi gerekmektedir. Bu bilgiler veri sorumlusu niteliğine göre değişkenlik gösterebilir.
Kurum tarafından gerekli incelemeler yapıldıktan sonra başvuru formu ile iletilen e posta adresine kullanıcı adı ve parola kurum tarafından gönderilmektedir.
Sisteme giriş yapıldıktan sonra irtibat kişisi menüsünden veri sorumlusu adına irtibat kişisi ataması yapılmalıdır. İrtibat kişisinin T.C kimlik numarası ile bilgilerinin MERNİS üzerinden teyit edilebildiği bir sistem ile bilgilerin MERNİS getirilmesi sağlanabilir ve tanımlama böylelikle kolayca yapılabilir. VERBİS üzerinde her işlem talebe esas yapılmaktadır. Örneğin bir irtibat kişisinin tanımlamak veya silmek için talep oluşturmak gerekmektedir. Bu yüzden yanlış bir işlem yapılması durumunda kurumu aradığınızda telefon ile silinmesini sağlayamamaktayız. Silme işlemleri için de talep yapılmalıdır. Klasik bir kaydet, güncelle, ekle, sil menüsü olması sebebiyle yapılan işlemlerden izin verildiği ölçütte güncelleme işlemi de sistemdeki menüler vasıtasıyla kolayca yapılabilmektedir.
İrtibat kişisi sisteme tanımlandıktan sonra kendisi sisteme e-devlet yoluyla da girebilmektedir. İrtibat kişisi VERBİS’e bilgi girişi yapmak amacıyla bildirim yapabilir. İlk defa bildirim yapacak olan bir irtibat kişisi yeni bildirim oluştur seçeneği ile devam eder. Veri envanteri hazırlarken kullanmış olduğumuz standart veri kategorileri bu menüde sağ tarafta görünür olmaktadır. Bu kategorilere göre önceden hazırlanmış olan veri envanter tablosu sisteme girilmelidir.
Resim-3
Resim-3’te yer alan veri kategorileri toplam 25 adettir. Ve bu kategorilerin her biri için bilgi girişi envanter tablosuna uygun biçimde girilmelidir.
Bir kurumun veya iş yerinin VERBİS kaydı olup olmadığını sorgulamayabilmek veya yönetmekte olduğumuz KVKK süreci için VERBİS kaydının başarılı olup olmadığını öğrenmek için Kişisel Verilerin Korunması Kurumunun Sicil Sorgulama web sayfası kullanılmaktadır. Aranmak istenen kurumun adı/unvanı ile ilgili en az beş karakter girişi yaparak sicil sorgusu yapılabilir.
VERBİS paneli bilişim sektöründe yer alan teknik kimselerden ziyade hukuki süreçler ile ilgilenen kimseler tarafından da yönetilmesi yüksek ihtimal olarak değerlendirilen bir panel olduğu için VERBİS panelinde özetle ne tür işlemlerin barındırıldığı hakkında bilgi vermek istedim. Veri envanteri tablosu hakkında önceki bölümümüzde detayları konuşmuştuk. VERBİS ile ilgili daha ayrıntılı bilgiye kurum web sayfasında yer alan kılavuzdan ulaşılabilir. Ancak adım adım yazı dizimizi takip ettiğinizde zorlanmadan KVKK sürecine dair işlemleri gerçekleştirebileceğinizi düşünmekteyim.
Bu konuyla ilgili sorularınızı alt kısımda bulunan yorumlar alanını kullanarak sorabilirsiniz.
Referanslar
TAGs: KVKK, kişisel verilerin korunması kanunu, verbis, veri envanteri, KVKK nedir?
