Gönderdiğimiz Maillerin Karşı Tarafa Sorunsuz Gitmesi İçin Ne Yapmalıyız?

31/08/2020 Okuma süresi: 3dk, 59sn

Yıllardır bu sektörde çalışan ve emek veren herkes bilir ki bizim sektörün en kritik alanı mail yönetimi ve maillerin dakik olarak ulaşabilir olması.Ama ne yazık ki bir yandan da spam mail denilen mail adminlerin büyük bir belası var.Sektör çalışanlarının ve yönetimlerin spam ile mücadelesi zayıf kalıyor ya da fazla önemsenmiyor.Bir mail admini yönettiği MTA dışında(Exchange,Zimbra,postfix etc..) mail trafiğini de çok iyi bilmeli ve yönetebilmeli.İyi bir spam yönetimi ancak bu şekilde başarılı olur.Benim mail sunucum sürekli uptime, gerisi beni ilgilendirmez mantığı ile bu iş çok sürdürülebilir olmayacaktır.

Yollamış olduğumuz maillerin sürekli karşı domainler tarafından kabul edilmesi ve inboxlara düşmesi için bazı tecrübe ettiğim yöntemleri tüm sektör çalışanlarına madde madde yazdım umarım yararlı olur.

Eğer bu yazdıklarımı uygularsanız mailleriniz %95 üstünde sorunsuz karşı tarafa ulaşacaktır.

Kullanmış olduğumuz MTA’nın versiyon açığı yani zafiyeti olmadığından emin olmalıyız. En kararlı ve en stabil sürümü kullandığımızdan emin olmalıyız.Çalıştığı işletim sisteminde dışarıdan gelecek tehditlere karşı izole olduğundan ve güncellemelerinin tam olduğuna emin olmalıyız.

Mailbox kullanıcılarının şifre politikaları katı (tahmin edilemeyecek derecede zor) ve belirli periyotlarda değişmesi gerekmektedir.
Örneğin; en az 8 karakter büyük küçük harf sayı ve bir özel karakter kullanım zorunluluğu 90 günde değişim periyodu.
Mail çıkış ip adresiniz kesinlikle temiz olmalı, yani karalistede olmamalı.Bunun kontrolunu aşağıdaki siteden kolayca yapabilirsiniz.

https://mxtoolbox.com/blacklists.aspx

Resim-1

Maillerinizi kesinlikle bir spamgateway üstünden çıkartın. Yani smarthost kullanın.
Kullanmış olduğunuz spamgateway illa ücretli olmasına gerek yok aşağıdaki ücretsiz ürünlerede bakabilirsiniz.

scrolloutf,xeams

Resim-2

Kullanmış olduğunuz gateway üzerinde eğer varsa kesinlikle ,saatlik veya günlük domain mail sayısı çıkışı koyun.

Örneğin ben domain başına saatlik 50 veriyorum,

Ayrıca hotmail,outlook ve yahoo gibi sitelere aynı anda 100 mail gönderebilme gibi limitlemede veriyorum.

Çünkü bu adreslere aynı anda mailing yapıldığında geçici süre sizin ip adresiniz engellenmektedir. Bunu uzun süre sürdürürseniz kalıcı olarak ip adresiniz bu sistemler tarafından yasaklanacaktır.

Resim-3

Mail userları, mail clientlarında (Outlook, thunderbird etc..) mail kurulumlarında smtp authentication required seçeneği seçili olarak kurulmalı ve gönderen sunucu ayarlarında 587(Submission) portu seçili olmasına özen gösterin.(Exchange olmayan yapılar için)

Resim-4

Mail hesapları kurulumlarında SSL ile kurulama özen gösterin.
Mail sunucunuz için kesinlikle DNS kayıtlarından SPF, PTR kayıtlarınızın olduğunu doğrulayın, spamgateway kullanıyorsanız ilgili gatewayiniz için PTR kaydı ve Host kaydı açmayı unutmayın.
DKIM ve DMARC kayıtları ile mail gönderme skorunuzu güçlendirin.
Yukardaki 9 adımı uyguladıysanız, aşağıdaki siteden mail gönderim skorunuzu inceleyin

Eğer puanınız 8 ve üzerinde ise mailleriniz %90 üstünde karşı domainde inboxa düşecektir.

https://www.mail-tester.com/

Resim-5

Bütün bunları yaptınız ama henüz işiniz bitmedi günlük veya haftalık olarak düzenli periyotlarda aşağıdaki sitede e mail reputation puanınızı izleyin.Unutmayın iyi bir mail yöneticisi sürekli mail trafiğinden haberdar olandır.

https://talosintelligence.com/

Eğer e mail reputaion puanınız good ve blacklistte değilseniz herşey yolunda demektir.

Resim-6

Microsoft ve Office 365 maillerine sağlıklı mail atmak istiyorsanız aşağıdaki Junk Mail Reporting programına mail yolladığınız ip için üye olun ve sıkı takip edin.

https://sendersupport.olc.protection.outlook.com/snds/data.aspx?wa=wsignin1.0

Size sıkıntılı mailleri günlük olarak staff@hotmail.com adresinden bildireceklerdir.