Günümüzde çoğu firma maillerin sonuna disclaimer eklemekte. Bunu reklam amaçlı yapanlar da var, uyarı veya bilgilendirme yapmak için de, ya da sadece görsel amaçlı kullananlar da. Antigen for Exchange ile giden postalarınıza disclaimer ekleyebilirsiniz. Ancak kurulumda varsayılan olarak bu ayar seçili gelmediğinden, Antigen Administrator konsolunda “Settings” içerisinde “Scan Job” altında yer alan “SMTP scan job”u tıklayıp alt bölümde “Add Outbound Disclaimer” kutucuğunu işaretlediğinizde, artık giden maillerinize varsayılan olarak aşağıdaki bir disclaimer metni eklenecektir.
“This email and any files transmitted with it are confidential and intended solely for the use of the individual or entity to whom they are addressed. If you have received this email in error please notify the system manager. This message contains confidential information and is intended only for the individual named. If you are not the named addressee you should not disseminate, distribute or copy this e-mail.”
Şekil-1
Bu metni kendinize göre yeniden düzenleyip değiştirebilirisniz. Hatta HTML tagları kullanarak da formatında değişiklik yapabilirsiniz.
Örneğin; <DIV><FONT size=”4”>Test disclaimer metni</FONT></DIV> gibi.
Ancak burada şuna dikkat etmelisiniz. Eğer disclaimer metninde HTML tagları kullanıyorsanız, kullanıcılar mailleri HTML formatında göndermeliler. Düz metin olarak göndermeleri durumunda disclaimer’daki tüm tag’lar alıcı tarafında görünür durumda olacaktır.
Şirket içi gönderilen maillerde disclaimer kullanılmasını istemeyebilirsiniz. Bu durumda yani mailin sonuna disclaimer eklenmesini engellemek için Antigen Administrator penceresinde Settings altında General Options’ı tıklayın, sol bölümde Internal Address için local domain adınızı yazın. Local domain dışında özellikle disclaimer eklenmesini istemediğiniz domainler varsa, bunları da noktalı virgül kullanarak ve boşluk bırakmadan aynı satıra ekleyebilirsiniz.
Şekil-2
Nadiren olsa da Japonca, Arapça,..vs gibi farklı kodlama kullanan bir ileti oluşturduğumuzda, Antigen tarafında böyle bir iletiye disclaimer eklenmesi şöyle gerçekleşir. Örneğin iso-2022-jp kodlaması kullanan bir maile disclaimer eklenirken, Antigen daha disclaimer metni eklenmeden ilgili format dönüşümünü yapar. Bu aşamada MS WideCharToMultiByte API’sini kullanır. Eğer ilgili encoding sisteme yüklenmemişse (Control Panel->Regional and Language Options->Languages tab kısmından yüklenebilir) Antigen dönüşümü yapamayacaktır ve disclaimer yerine boş bir alan eklenecektir. Aynı zamanda ProgramLog’a aşağıdaki hata loglanacaktır:
WideCharToMultiByte returns an empty string for the Unicode plaintext disclaimer using the %s encoding ( “%s” sorun yaşanan kodlama adını temsil eden bir değişkendir)
Multiple Disclaimer Desteği;
Antigen’in giden mailler için çoklu disclaimer desteği de bulunmakta. Çoklu disclaimer’ın bize getirdiği avantaj ile, maili gönderen ya da alan kişinin e-mail adresine göre, gönderenin ya da alanın domainine göre, önceden oluşturduğunuz disclaimer’lardan uygun olanı seçebilirsiniz. Bu ayrımı iletide kullandığınız kodlama türüne göre de yapabilirsiniz. Yani belirlediğiniz kodlama türü kullanıldığında farklı bir disclaimer metni eklenmesini sağlayabilirsiniz.
Çoklu disclaimer desteği XML tabanlı yazılmış bir metnin işlenmesiyle gerçekleşir. Antigen giden e-postaya hangi disclaimerın ekleneceğini anlamak için alıcının ve gönderenin adres bilgilerini, kullanılan kodlamayı gözden geçirir ve bunu XML dosyasını kullanarak yapar. Yapmanız gereken yazdığınız XML tabanlı dökümanı, Disclaimer Text butonuna bastığınızda gelen default metnin üzerine yapıştırmak olacaktır.
Disclaimer eklenmesi gereken durumda alıcı ve gönderen bilgileri toplanır, XML formatlı string içerisinden doğru disclaimer metni seçilir ve işlenir. Aşağıda örnek bir XML içeriği mevcut. Bu dökümanı şablon olarak kullanabilirsiniz. İçeriğini ihtiyaçlarınıza uygun düzenleyerek, Disclaimer Text diyalog kutusuna yapıştırabilirsiniz.
Örnek bir XML Disclaimer Dökümanını bölümlere ayırarak inceleyelim isterseniz;
Siz de, inceleyeceğimiz bu dökümana, Antigen yüklü bilgisayarınızda, C:\Program Files\Microsoft Antigen for Exchange\Sample Multiple Disclaimers\Full Functionality Multiple Disclaimers.xsl dosyasını açarak göz atabilirsiniz.
1- İlk bölüm gönderene ait bilgiler içerir;
<xsl:template match="//sender">
<xsl:choose>
<xsl:when test="@name=’Administrator’">
<use group-number="4"/>
</xsl:when>
<xsl:when test="@address=’helen@yahoo.com’">
<use group-number="3"/>
</xsl:when>
<xsl:when test="@domain=’hotmail.com’">
<use group-number="2"/>
</xsl:when>
</xsl:choose>
</xsl:template>
Bu bölümü yorumladığımızda; eğer gönderenin adı Administrator ise 4 Grup Numaralı disclaimer; gönderenin e-posta adresi helen@yahoo.com ise 3 Grup Numaralı disclaimer; gönderen hotmail.com domainine aitse 2 Grup Numaralı disclaimer metni kullanılacaktır. Burada geçen Grup Numaraları alt bölümlerde tanımlanarak açıklanacaktır.
2- İkinci bölüm alıcı bilgileri doğrultusunda karşılaştırma yapılan bölümdür;
<xsl:template match="//recipient">
<xsl:choose>
<xsl:when test="contains(@name,’mary’)">
<use group-number="5"/>
</xsl:when>
<xsl:when test="contains(@address,’jane@gadget.com’)">
<use group-number="6"/>
</xsl:when>
<xsl:when test="contains(@domain,’acme.com’)">
<use group-number="7"/>
</xsl:when>
</xsl:choose>
</xsl:template>
Yorumuna geçersek; mailde alıcının adında ‘mary’ geçiyorsa 5 Grup Numaralı disclaimer; alıcılar içinde jane@gadget.com e-posta adresi varsa 6 Grup Numaralı disclaimer; alıcı acme.com domainine aitse 7 Grup Numaralı disclaimer metni kullanılacaktır.
3- Son bölüm grup tanımlarını ve karşılaştırmalarını içerir;
İletide kullanılan encoding (kodlama) ve formata göre farklı disclaimer’lar kullanabileceğinizi hatırlatmak isterim.
<xsl:template match="//groups">
<groups>
<group number="1">
<disclaimers encoding="iso-8859-1">
<disclaimer type="html"><br/><a href="http://www.microsoft.com">Click here!</a><br/>Group 1: default disclaimer, iso-8859-1, html…</disclaimer>
<disclaimer type="plaintext">Group 1: default disclaimer, iso-8859-1, plaintext…</disclaimer>
</disclaimers>
<disclaimers encoding="utf-7">
<disclaimer type="html"><br/><a href="http://www.microsoft.com">Click here!</a><br/>Group 1: default disclaimer, utf-7, html…</disclaimer>
<disclaimer type="plaintext">Group 1: default disclaimer, utf-7, plaintext…</disclaimer>
</disclaimers>
</group>
<group number="2">
<disclaimers encoding="iso-8859-1">
<disclaimer type="html"><br/>Group 2: sender domain disclaimer, iso-8859-1, html…</disclaimer>
<disclaimer type="plaintext">Group 2: sender domain disclaimer, iso-8859-1, plaintext…</disclaimer>
</disclaimers>
<disclaimers encoding="utf-7">
<disclaimer type="html"><br/>Group 2: sender domain disclaimer, utf-7, html…</disclaimer>
<disclaimer type="plaintext">Group 2: sender domain disclaimer, utf-7, plaintext…</disclaimer>
</disclaimers>
………
</groups>
Bu metinin yorumu; Grup 1 varsayılan discliamer olarak tanımlanmış. Varsayılan disclaimer metni herhangi bir karşılaştırma ile eşleşmeyen maillerde kullanılır.
Örnekte iki farklı encoding için eşleşmeler yapılmış: iso-8859-1 ve UTF-7. Eğer iletide iso-8859-1 kodlaması kullanılmışsa, kullanılan formata bakıyoruz. İleti aynı zamanda html formatında ise disclaimer metni aşağıdaki gibi olacak;
"<br/><a href="www.microsoft.com">Click here!</a><br/>Group 1: default disclaimer, iso-8859-1, html…"
Html değil düz metin ise kullanılacak disclaimer metni;
"Group 1: default disclaimer, iso-8859-1, plaintext…."
Disclaimer metni, kodlar içerisinde <xxx> ile </disclaimer> arasında yer alır.
Grup 1’in ikinci bölümü utf-7 encoding kullanıldığı durumda devreye girer. Aynı zamanda iletinin formatı html ise kullanılacak disclaimer;
"<br/><a href="www.microsoft.com">Click here!</a><br/>Group 1: default disclaimer, utf-7, html…"
Eğer format plain text ise "Group 1: default disclaimer, utf-7, plaintext…" discliamer metni kullanılır.
Bu şekilde ikinci, üçüncü grup adları tanımlanarak, eşleşen mailler için tanımlanan disclaimer metni kullanılır.
Notlar:
· Karşılaştırma cümleleri case-sensitive’dir. “Administrator” ve “administrator” aynı değerlendirilecektir.
· Gruplar istediğiniz kadar encoding ve format türü içerebilir.
· Her encoding için bir html ve bir plain text disclaimer metni bulunmalı (Her iki ileti formatı için de aynı metni kullanıyor olsanız bile). Karşılaştırma esnasında birden fazla eşleşme oluşursa ilki kullanılacaktır.
· Grup tanımlamalarında, belli bir grup için tanımlanan encoding ile iletide kullanılan encoding uyuşmadığında, iletiye iso-8859 kodlaması ile disclaimer eklenecektir.
· Windows NT4 işletim sistemi kullanıyorsanız bazı encoding türlerinde herhangi bir discliamer eklenemeyebilir. Örneğin iso-2022-jp gibi. Sorunun sebebi, Japonca karakterlerin işlemler sırasında geçersiz karakter olarak düşünülmesinden kaynaklanmaktadır. Windows 2000 ve sonraki sürümlerde ise böyle bir durum söz konusu değildir.
· Windows NT4 kullanıyorsanız XML dökümanını düzenlerken, yapmanız gereken bir işlem olacak. RECIPIENT DISPLAY NAME bölümünde alıcının görünen adı yanına "(E-mail)" eklemeniz gerekecek. Bir örnekle açıklayalaım; alıcımızın görünen adı SSifyan olsun, XML dökümanında girmemiz gereken: SSifyan (E-mail) olacaktır. Contacts AddressBook’dan ismi seçtiğiniz zaman bu görülebilir.
Disclaimer Hiyerarşisi
Gönderene ve alıcıya göre yapılan karşılaştırmalarda, hem alıcı hem gönderene göre bir eşleşme söz konusu ise her zaman için gönderen ile eşleşen disclaimer metni kullanılır. Bu durum XML dökümanında alıcı bilgisini içeren bölümü, gönderenden önce yazsanızda geçerlidir. Benzer şekilde, alıcı ve gönderen bilgilerini içeren bölümlerde, bölümün kendi içerisinde birden fazla eşleşme olduğunda, ilk eşleşen kullanılır. Örneğin gönderdiğiniz bir mailde geçen iki alıcıdan her biri ayrı bir disclaimer metni ile eşleştiğinde, bunlardan ilk alıcıya ait olan kullanılacaktır. Diğer örnek disclaimer dosyalarını Antigen kurulum klasörü içerisinde aşağıdaki lokasyonda bulabilirsiniz.
C:\Program Files\Microsoft Antigen for Exchange\Sample Multiple Disclaimers içerisinde 3 adet xsl dosyası mevcuttur.
Full Functionality Multiple Disclaimer.xsl
Mutliple disclaimer’ın tüm fonksiyonlarından yararlanmak isteyen organizasyonlar içindir. Bu dosya yukardaki örnekte kullandığımız verileri içerir.
OneDisclaimer NoSenderRecipient FixedEncoding.xsl
Farklı gönderen ve alıcılar için farklı disclaimer kullanma ihtiyacı olmayan ancak iletinin HTML veya Plain Text olmasına göre farklı disclaimer kullanma ihtiyacı olan organizasyonlar içindir.
OneGroup NoSenderRecipient MultipleDisclaimers.xsl
Farklı gönderen ve alıcılar için farklı disclaimer kullanma ihtiyacı olmayan ancak kullanılan farklı encoding türleri için farklı disclaimer kullanmak isteyen organizasyonlar içindir.
Bunlar içerisinden ihtiyacınızı karşılayan dosyayı ortamınıza uygun olarak değiştirip ve kullanacağınız disclaimer metinlerini ekledikten sonra, kodları Antigen yönetim konsolunda yukarıda bahsettiğimiz bölüme yapıştırmanız yeterli olacaktır.
Bu konuyla ilgili sorularınızı alt kısımda bulunan yorumlar alanını kullanarak sorabilirsiniz.
Referanslar
Microsoft Antigen for Exchange User Guide