Sanırım kişiye özel imza oluşturmadan bahsediyorsunuz. Örnek veriyorum; siz birine mail atacaksınız veya yanıtla dediğinizde,

Ad soyad
ünvan
.....

şeklinde bir imza istiyorsunuz.

Şayet bunu istiyorsanız yapmanız gereken şey, Outlooktan imza oluşturmak.

İletiye imza ekleme - Outlook