Kullanıcılar tatile gittikleri zaman veya gün içerisinde kısa süreliğine Office dışında bulunduklarında kendilerine gelen maili otomatik olarak yanıtlamak isteyebilirler. Bu işlemin en bilindik yolu tabiî ki Exchange Server üzerinden gerçekleştirilmesidir. Exchange Server’ın olmadığı ortamlarda ise Outlook’un sunduğu Office iş yeri dışı yardımcısı aracını kullanarak bu işlemi gerçekleştirebiliriz. Bu makalede hem Exchange Server ortamında hem de Exchange Server’ın olmadığı ortamlarda Out Of Office Assistant’ı nasıl kullanabileceğinizi anlatacağım.
1. Exchange bulunan ortam içersinde aşağıdaki işlemleri gerçekleştirebilirsiniz. Tools > Out of Office Assistans seçeneğine tıkladığınızda aşağıdaki pencere ile karşılaşacaksınız.
Şekil-1
2. Bu işlem de direkt olarak mesajımızı yazmamız yeterli olacaktır. İstersek Add rule diyerek gelen mailler ve yanıtlanan mailler için Rule oluşturabiliriz. Ayrıca bu işlemi sonlandırmak için Outlook’un sağ alt köşesinde bulunan Out Of Office sçeneğine tıklayarak Turn off diyebiliriz.
Şekil-2
3. Bu bölüme kadar olan işlemler tek tıklama ile sadece mesajı yazmamız yeterli olacaktır. Geriye kalan tüm işlemleri Outlook değil Exchange Server üstlenecektir. Bu durumda tabiî ki Outlook’un açık kalması gerekmeyecektir.
Peki Exchange Server olmayan durumlarda neler yapabiliriz? Öncelikle belirtmek isterim ki Exchange Server’ın olmadığı durumda Out Of Office Assitant’ı yapılandırmanın tek dezavantajı Outlook’un açık kalması gerektiğidir. Çünkü POP üzerinden gelen mailleri karşılayan ve mailin geldiğinden Outlook’un haberi olması gerekmektedir. Bu bilgiyi verdikten sonra şimdi Office 2007 için Out Of Office Assistant’ı yapılandıralım.
4. Öncelikle gelen maillere ne şekilde yanıtlayacağımıza dair mesajı yazıyoruz ve bu mesajı save as seçeneği ile OFT olarak kayıt ediyoruz.
Şekil-3
5. Template dosyasını kayıt ettikten sonra kural oluşturmamız gerekiyor. Bunun için Outlook’da Rules and Alerts seçeneğine gelelim ve new rule diyelim.
Şekil-4
6. Boş bir kuraldan başlamamız gerekiyor “Check message when they arrive” seçeneğini seçtikten sonra Next ile devam ediyorum.
7. Kural olarak ise “Sent Only To Me” seçeneğini seçiyorum ve Next ile devam ediyorum
Şekil-5
8. Aynı şekilde “on this copmuter only” seçeneği işaretlenmiş olacaktır.
9. Next dedikten sonra diğer kural “reply using a specific template” seçeneğini seçiyorum
Şekil-6
10. Ve hemen alt bölümde OFT olarak kayıt ettiğim template’i göstermem gerekiyor.
Şekil-7
11. Bu alanda kayıt ettiğim Oft dosyasını gösterdikten sonra finish seçeneği ile kuralımın yapılandırmasını sonlandırıyorum.
Aynı işlemler bire bir olarak Outlook 2003 için geçerlidir ancak bu bölümde unutulmaması gereken tek bir ayrıntı vardır. Eğer OFT olarak save as seçeneği ile Template oluşturamıyorsak Mail Setup bölümünde editor olarak Word kullan kutucularının dolu olması gerekiyor. Bu işlemi gerçekleştirdikten sonra OFT uzantılı olarak Template dosyamızı oluşturabiliriz.
Bu konuyla ilgili sorularınızı alt kısımda bulunan yorumlar alanını kullanarak sorabilirsiniz.
Referanslar
Microsoft Outlook’ta İşyeri Dışı Yardımcısı’na nasıl öykünülür
