Word ve Excel belgelerinin yazdırılamaması, kopyalanamaması, ekran görüntüsünün alınamaması vs. gibi sınırlandırmaların yapılabilmesi için Office 2003 ile beraber gelen IRM özelliği kullanılabilir. Bunu yapabilmek için;
Ücretsiz .Net hesabı kullanılabilir ki bu hizmet sınırlı imkanlar ve süre sunar.
Windows 2003 Server üzerinde RMS server kullanılabilir.
Bu belge üzerinde 1. yöntemin uygulamasını göreceğiz.
Word üzerinde IRM uygulaması (Excel üzerinde de geçerlidir.)
Word üzerinde belgemizi hazırlamayı tamamladıktan sonra File menüsünden Permissions seçeneğine gelip Restrict permissions as seçeneğini işaretliyoruz.
Şekil-1
Karşımıza gelen ekranda belge üzerinde sınırlama yapacak yani belgenin sahibi konumunda olacak .Net hesabınıBu hizmeti ücretsiz olarak kullanacağımız için ayarları ekran görüntüsünde ki gibi yapacağız.
Şekil-2
Bir sonra ki ekran da kullanacağımız .Net hesabı zaten mevcutsa bunu belirteceğiz, eğer mevcut değil ise ikinci seçenekten devam edebiliriz. Biz zaten var olan bir hesabı kullanacağız.
Şekil-3
Bir sonraki ekranda oturum açacağımız .Net hesabını ve parolasını yazıyoruz.
Şekil-4
Bir Sonraki ekranda ise IRM özelliklerini kullanacağımız yine aynı .Net hesabı ve parolasını belirtiyoruz.
Şekil-5
Bir sonra ki ekranda IRM için kullanılacak sertifika türünü tercih etmeliyiz. Standart tür sertifika seçersek MS in belirlediği süre boyunca bu sertifika kullanılabilir olacaktır, bu süre içerisinde tekrar tekrar sertifika yenileme işlemine gerek kalmamaktadır. Temporary sertifika ise sadece o anda üzerinde çalışılan belge için geçerli olup, diğer belgeler için yukarıda ki prosedür tekrar uygulanmalıdır.
Şekil-6
Bir sonraki adımda sertifika sunucudan sisteminize yüklenir.
Şekil-7
Son adımda işlem tamamlanmıştır ve Finish butonu ile sonlandırabiliriz. Sonrasında sertifika ve oturum açma bilgilerinin doğruluğu sınanır.
Şekil-8
Şekil-9
Bu aşamadan sonra File menüsünden Restrict permissions as menüsünü kullanarak izinler tanımlayabiliriz.
Şekil-10
Bu ekranda işlem yaparken en üstte bulunan Restrict permission to this document ayar kutusu işaretli olmalı. Bu ekranda iki ana başlık altında izin verebiliyoruz;
Read: Bu izne sahip kullanıcılar belgeyi sadece görüntüleyebilirler, ama belge içeriğini değiştiremez, kopyalayamaz ve yazdıramazlar.
Change: Bu izne sahip kullanıcılar belgeyi okuyabilir, düzenleyebilir ve değişiklikleri kaydedebilir ancak yazdıramaz.
İleri düzey izinler için More Options butonuna basarak bir sonraki ekrana geçebiliriz.
More Options ekranında belge için izin verdiğimiz tüm kullanıcıları görüntüleyebilir, yeni kullanıcı ekleyebilir ya da var olan kullanıcıları silebiliriz.
Şekil-11
Ayrıca bu ekran içerisinde belgenin hangi tarihe kadar geçerli olacağını belirleyebiliriz. Bu tarihten sonra belge açılmayacaktır. Print content seçeneği ile belgenin yazdırılabilmesine izin verebiliriz. Varsayılan olarak bu seçenek işaretsizdir. Ayrıca dosyalarda okuma izni olan kullanıcılara içeriği kopyalama izni de verebiliriz. Varsayılanda bu izinde işaretsizdir.
Bu ekranda da istediğimiz düzenlemeleri yaptıktan sonra belgemizi kaydedip, kapatabiliriz.
NOT: Bu ekranda yapılan değişiklikler Tüm kullanıcıları kapsar. Örneğin yazdırma izni verildiğinde bu READ izni olan kullanıcılara da yazdırma izni verecektir.
BELGELERİN DİĞER KULLANICILARDA AÇILMASI
Bundan sonra ki aşamada dosyamızı herhangi bir mail istemcisi ya da web mail üzerinden gönderebiliriz. Gönderdiğimiz kişiler bu dosyayı açmak istediklerinde dosya içeriğinin sınırlandırıldığına dair bir uyarı alacaklardır. Bu uyarıdan sonra eğer bilgisayarlarında Windows Rights Management Client (WRMC) yüklü değilse, bu yazılımın yüklenmesi için yönlendirecektir.
Windows RM client’in son sürümünü Bu adresten bilgisayarınıza yüklenebilir.
WRMC sisteme bir kere yüklenmesi yeterli olacaktır. WRMC sisteme yüklendikten sonra belge açılmak istendiğinde aşağıdaki uyarı ekranı çıkacaktır.
Şekil-12
Bu uyarıyı alıcı OK butonu ile geçtikten sonra 2 -3-4-5-6. adımlarda kimlik doğrulama işlemlerini gerçekleştirmelidir.
Kimlik doğrulama işlemlerinden sonra belge açılacaktır. Kullanıcı belgeyi izin verildiği ölçüde kullanabilecektir. Kullanıcı isterse izinlerini View my permissions linkine basarak görüntüleyebilir. Aşağıda iki farklı kullanıcı için farklı izinler görüntülenmiştir.
Şekil-13
Şekil-14
Eğer IRM ile erişimi sınırlandırılan belgeler SPS üzerinde ki web sitesi üzerine upload edilirse erişim yapmak isteyen kullanıcı yukarıda ki adımlardaki kimlik doğrulama işlemlerinin aynısı gerçekleştirerek belgeleri açacaktır. Eğer kimlik doğrulama bilgileri girilemezse belge açılmayacaktır.
