Microsoft Kaizala Yönetimi

Kurumsal iletişimin her geçen gün değer kazandığı günümüzde Microsoft ürün ailesi içerisinde bulunan ve İletişim konusunda kendisine iyi bir yer bulacak olan Kaizala ürünü yapa bildiği bazı özelliklerini sizlere aktarmaya çalışacağım. Microsoft Teams ve Kaizala Şu anda Microsoft tarafında kurumsal iletişim alanında firmaların ihtiyaç duyduğu GÜVENLİ İLETİŞİM başlığını çok iyi dolduruyor. Şirket çalışanlarının Telefon üzerinde Chat yapma ihtiyaçlarının hızlı ve kolay sağlana bilmesi için Kaizala kullanıla bilecek güzel bir ürün. Günümüzde Kullanılan Whatsapp uygulamasının kurumsal tarafta ihtiyaçlarımızı yeterince karşılayamamasından dolayı Kaizala Kurumsal Yazışma ve Tüm çalışanlara kolayca ulaşa bilmemizi sağlayacaktır.

Kaizala uygulamasının en büyük avantajı. Şirket çalışanlarının şirket telefonları veya şirket bilgilerini içeren yazışmalarda Bilginin güvenliğini sağlayan önemli bir uygulama. Genel olarak ürünü incelemeye başlayalım.

Kaizala 365 ürün ailesi Lisansına sahipseniz, Lisans sahibi olduğunuz bir uygulama şu anda APP liste gözükmüyor. Fakat kullanım ve yönetim hakkını sizlere sunuyor.

https://manage.kaiza.la linki üzerinden Kaizala yönetim portalına gide bilirsiniz. Buraya login olurken 365 Hesabınızda yetkili olan bir kullanıcıyı kullanmanız gerekmektedir.

Giriş yaptıktan sonra Kaizala yönetim panelinde işlemleri yapa bilecek durumdayız. Daha önce Kaizala tarafında Doğrulama işlemi yapmadıysanız Uygulamayı telefonunuza kurarak doğrulama işlemini yapa bilirsiniz.

Resim-1

Yeni Bir grup oluşturarak işlemlerimize başlayalım. Oluşturmak istediğiniz Grubun nasıl bir Grup olmasını istediğinizi burada belirleye biliriz. Biz Create Group ile devam ediyoruz.

Resim-2

Grup ismini belirleyerek grup oluşturma işlemini tamamlıyoruz.

Resim-3

Açılan grup içerisine üye ekleme veya çıkartma işlemini panel üzerinden yapa bileceğiniz gibi Grup yöneticisi olduğunuzda telefon üzerinden ‘de yapa bilirsiniz. Burada grup içerisinde olan kullanıcıları ve kullanıcının kendisini Kaizala tarafında doğruladığını göre biliyoruz.

Resim-4

Oluşturulan Gruplara kullanıcı limiti bulunmamaktadır. Microsoft tarafından yapılan testlerde Bir Grup içerisinde 5 Milyon kullanıcıyı topladığını ve bir sorun yaşamadığını bilmenizi isterim.

Oluşturulan Grupların yönetimi ve uygulaya bileceğiniz bir çok verimli Policy bulunmaktadır. Policy oluşturmak için izlenmesi gereken adımlarda şu şekildedir.

Resim-5

Edit Policies seçeneğini seçtikten sonra. Karşılaştığımız ekranda Grup özelinde uygulaya bileceğiniz bir çok kural bulunmaktadır. Sizlerin uygulayacağınız kurallara göre Grup içerisinde Yazışmayı, Dosyanın Kopyasının alınmasını, Paylaşılmasını veya paylaşılan bir dokümanın beğenilmesini, yorumlanmasını gibi bir çok kısıtlama uygulaya bilirsiniz. Uygulanan kurallar neticesinde Admin olan kullanıcılar bu grup üzerinden bildirimler yayınlaya bilir ve bu sayede karışıklık veya gereksiz bir yazışma trafiği oluşmadan tüm şirket çalışanlarına ulaşa bilir. Genel bildirim gruplarında Şirket yöneticilerinin olacağı için bu gruplarda herkesin yazı yaza bilmesi veya dönüş yapmasını muhtemelen istenmeyecektir.

Intune lisansına sahipseniz Kaizala portalınızı Intune (MDM – Mobil Cihaz yönetimi) ile ilişkilendirerek daha detaylı ve kapsamlı yönete bilirsiniz.

Resim-6

Panel üzerinden oluşturduğum Grubun telefonumdaki Kaizala uygulamasına geldi. Var olan grupların yanında gözüken işaretlerden anlaşılacağı gibi hangi grupların Yönetilen gruplarla veya hangilerinin bizlerin Mobil olarak oluşturduğumuz gruplar olduğunu göre bilirsiniz.

Resim-7

Gruplarınıza yönetim paneli üzerinden Anketler düzenleye bilirsiniz. Burada kullanıla bilecek Default aktiviteler bulunmaktadır.

Mevcutta bulunan aktiviteler sizlerin ihtiyacınızı karşılamıyor ise kendinizde bir Aktivite kartı oluştura bilir yada oluşturduğunuz bir Aktivite kartınız var ise bunu yükleyerek kullana bilirsiniz.

Resim-8

Genel Kaizala tarafını’da yönete bilirsiniz. Buradan yapılan tüm işlemlerin kayıt altında kalması ve ihtiyaç halinde silinen dosyaların geri getirile bilmesi içinde düzenlemelerinizi Ayarlar sekmesinden yapa bilirsiniz. Retention seçeneğini aktif ederek Gruplar içerisindeki aktiviteleri yedekleye bilirsiniz. Tenant Policy ‘leri kullanarak güvenlik seçeneklerinizi güçlendire bilirsiniz.

Resim-9

Artık şirketlerde Raporlama olmazsa olmaz denile bilecek bir noktada. IT ekiplerinden sürekli olarak bir uygulama veya eylemler ile ilgili Raporlar isteniyor. Bizler içinde çalıştığımız yapılara yaptırdığımız doğru yatırımların bir yansıması aslında raporlama. Kaizala bu anlamda bizlere çok güzel seçenekler sunuyor. Yaptığınız anketlere katılımlar verilen cevaplar, Paylaştığınız eğitim videolarını kimlerin izlediği gibi birçok raporu ‘da kontrol ede biliriz. Yaptığınız tüm etkileşimlerinizde Action kartın yayınlanması sırasında kullanıcılardan Lokasyon bilgisi talep edilir ise alına bilmekte. Dağınık yapılarda Lokasyon bazlı anketlerde genel bölgeler hakkında çok güzel bilgi sahibi oluna bilir.

Resim-10

Kolaylıkla kişilere erişmek istediğiniz durumlarda. Grup yayını yaparak çevrenizdeki insanların dahil ola bileceği gruplar oluştura bilirsiniz. Bu gruplara tanımlayacağız kare kodu kullanılarak kullanıcıları kolayca bu gruba dahil ede bilir ve paylaşımlarda buluna bilirsiniz. Grup yayınlamak için ve bu gruba bağlanmak için yapmanız gereken başlıca adımlar şu şekildedir.

Oluşturduğunuz Grubun içerisine girerek belirtilen bölüme tıklıyoruz.

Resim-11

Daha sonra açılan bölümde işaretlenen adımları takip ederek ilerliyoruz.

Resim-12

Burada Oluşturacağımız Grubun yayın mesafesini ve ne kadar süre bu yayına devam edeceğini belirliyoruz.

Resim-13

Seçeneklerimizi belirledikten sonra işlemi tamamlıyoruz.

Resim-14

Grup yayınımızı başlatmış olduk. Şimdi bu grubu kullanıcıların nasıl göre bileceğini ve gruba nasıl dahil olacağına bakalım. Aynı şekilde resimde belirtilen adımları takip ederek bu işlemi tamamlaya bilirsiniz.

Keşif bölümünden Yakındaki grupları aramayı başlatıyoruz.

Resim-15

Bu işlem sırasında Konum servisiniz açık değil ise sizleri uyarıyor ve konum servisini aktif etmeniz için sizleri yönlendiriyor.

Kısa bir arama işlemi gerçekleştiriliyor.

Resim-16

Daha sonra yakında tespit edilen Grupların listesini bizlere çıkartıyor.

Resim-17

İstediğimiz grubu seçerek dahil ola biliyoruz.

Kaizala Yönetim panelinin yakın bir zamanda Office 365 panelinin içerisine taşınması bekleniyor. Uygulama Free olarak kullanıla bilmektedir. Kurumsal ihtiyaçlarınızı karşılaması içinde Office 365 lisanslarınız aktif ise makalede bahsettiğim şekilde kullana bilirsiniz.

Vakit ayırdığınız için teşekkür ederim. Farklı bir makalede görüşmek üzere.

Bu konuyla ilgili sorularınızı  alt kısımda bulunan yorumlar alanını kullanarak sorabilirsiniz.

Referanslar

TAGs: Kaizala, Kurumsal iletişim, Microsoft Kaizala