Exchange Server ve Outlook’ta Kalıcı Olarak Silinen Mailler Nasıl Kurtarılır?

Bildiğiniz gibi Outlook’ta bir maili sağ tıklayıp Sil komutu ile sildikten sonra ya da maili seçip Delete tuşu ile sildiğimizde mail otomatik olarak Silinmiş Öğeler klasörüne taşınır. Bu yöntem yanlışlıkla silinen bir mailin geri kazanılması için gereklidir. Ancak zaman zaman Windows işletim sisteminden kalma bir alışkanlığımız ortaya çıkabilir. Shift+Delete. Bir çoğumuz bu tuş kombinasyonu ile dosya ve klasörlerimizi kaybetmişizdir ve ancak şanslıysak Recovery yazılımları ile kayıplarımızı geri getirebilmişizdir. Peki Outlook’ta Shift+Delete kombinasyonu ile sildiğimiz mailleri nasıl geri getireceğiz? Bu tür kayıplarımızı geri alabilmek için Exchange Server ve Outlook üzerinde bazı ayarlar yapmamız gerekiyor.

İlk önce Outlook için;

1-    Başlat > Çalıştır > Regedit yazıp kayıt düzenleyici ekranımız Regedit’i açalım.

2-    HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Exchange\Client\Options klasörüne tıklayım.

3-    Sağ taraftaki ayrıntılar bölmesinde boş bir alanda sağ tıklayıp Yeni > DWORD değeri komutunu verelim.

4-    Değer adı olarak “DumpsterAlwaysOn” (Tırnak işaretleri olmadan) değerini verelim.

5-    DumpsterAlwaysOn değerine çift tıklayalım ve değerini  1 olarak değiştirelim.

6-    Regedit’i kapatalım ve Outlook programını yeniden başlatalım.

Outlook’u açtığımızda Tools(Araçlar) menüsüne Recovery Deleted Items(Silinmiş Öğeleri Kurtar) komutunun geldiğini göreceksiniz. Komut seçilemez durumda olabilir bunun sebebi ise kullandığınız Exchange hesabının varsayalın teslim noktasının Mailbox(Posta Kutusu) olmayışıdır. Makalemizde anlatılan işlemlerin yapılabilmesi için Exchange hesabınızda bulunan maillerin yerel diskte bulunan PST dosyası yerine Mailbox’ta tutulması şarttır.

Şekil-1

Shift+Delete ile bir maili yanlışlıkla sildiyseniz, Recover Deleted Items komutunu vediğimizde aşağıda bulunan ekran karşımıza gelecek. Burada silinmiş Öğeler’e göndermeden sildiğimiz nesneleri görebiliriz. Kurtarmak istediğimiz nesneyi seçip Recover Selected Items butonuna basmamız yeterli. Öğe bağlı bulunduğu klasöre geri taşınacaktır.

NOT: Kurtarmak istediğiniz öğeyi sildiğiniz klasörde Recover Deleted Items işlemini yapmalısınız. Örneğin Gönderilmiş Öğeler klasöründen bir öğe sildiyseniz ve Gelen Kutusu klasörü seçili iken Recover Deleted Items komutunu verirseniz kurtaracak bir şey bulamayabilir ya da farklı nesneler ile karşılaşırsınız.

Şekil-2

Peki, Outlook’ta kalıcı olarak sildiğimiz her maili geri alabilir miyiz ya da bu işlemin sınırı ve şartları var mı? Daha önce de belirttiğimiz gibi bu işlem “sadece” Mailbox’ta tutulan mailleri kurtarıyor. PST dosyasında tutulan mailler kalıcı olarak silinirse bu işlemle geri getirilemiyor, bunun için 3rd party kurtarma programları gerekiyor. Ayrıca bu işlem Exchange üzerinde belirli bir gün geçerli oluyor. Varsayılan olarak bugün kalıcı olarak sildiğiniz bir mail 7 gün boyunca depolanıyor, eğer 8. Gün mailinizi geri almak aklınıza gelmişse yapılacak bir işlem kalmıyor. Peki biz bu 7 günlük saklama süresini nasıl arttırabiliriz. Bunun için Exchange Server üzerinde Mail Retention Policy uygulamamız gerekiyor.

Exchange Server üzerinde daha önce bahsettiğimiz gibi bu ayar 7 gündür. Bunu görebilmek için Exchange Systems Manager içerisinde ilgili Mailbox Store’un Properties ekranında Limits sekmesinde Keep Deleted Items For (days) bölümünde görebiliriz.

Şekil-3

Varsayılan değer olan 7 gün’ü değiştirmek için Mailbox Store Policy yaratmamız gerekiyor. Bunun için Systems Policies klasörüne sağ tıklayıp New—Mailbox Store Policy  seçeneğini kullanıyoruz.

Şekil-4

Karşımıza gelen New Policy ekranında Limits’i seçip OK butonuna basıyoruz.

Şekil-5

Bu işlemden sonra yarattığımız policy’nin özellikler sayfayı karşımıza çıkıyor. Burada yaratılan policy’e bir ad veriyoruz.

Şekil-6

Şimdi sıra policy’imizin ayarlanmasına geldi. Limits(Policy)  sekmesine geçiyoruz. Burada isteğimize uygun olarak ayarları değiştiriyoruz, ben örnekte Silinen öğeler ve silinen mailbox’lar için 30 gün olarak ayar yapıyorum.

Şekil-7

Bu ayarlamaları yaptıktan sonra yarattığımız policy Systems Policy klasörüne yerleşecek. Ancak oluşturduğumuz bu policy şu anda herhangi bir store için uygulanmayacak, çünkü policy yaratıldıktan sonra assign edilmesi yani bir Mailbox Store’a bağlanması gerekiyor. Bunun için policy’e sağ tıklayıp Add Mailbox Store komutunu veriyoruz.

Şekil-8

Select the items to place under the control of this policy ekranında hangi Mailbox Store’ları eklemek istiyorsak listeden seçiyoruz. OK butonuna bastıktan sonra işlemi onaylama ekranı karşımıza gelecek, burada YES diyerek onay veriyoruz.

Şekil-9

Mailbox Store’ları ekledikten sonra yarattığımız policy’nin hemen o store’lar üzerinde uygulanması için policy’e sağ tıklayarak Apply Now komutunu veriyoruz.

Şekil-10

Son olarak policy’mizin sonuçlarını kontrol etmek için ilgili Mailbox Store’un özelliklerini kontrol ediyoruz. Son şekilde de görüldüğü üzere artık silinen nesneler ve mailbox’lar için saklama süresi 30 gün olarak değişmiş durumda ve ayrıca artık bu ayarlar özellikler sayfasından değiştirilemez duruma gelmiş. Artık Outlook üzerinde kalıcı olarak silinen öğeler 30 gün boyunca Exchange Server üzerinde saklanacak ve Outlook içerisinden geri getirilebilecek.

Şekil-11

Referanslar

–