Bu makale serisi Exchange 2013 Preview, Sharepoint 2013 Preview ve Outlook 2013 Preview versiyonları kullanılmıştır. Bu özellikler ve ayarlar ürünün yayınlanmasından sonra değişebilir.
Sharepoint 2013 Preview entegrasyonu sayesinde kullanılabilen Site Mailbox özelliği Exchange 2013 Preview ile gelen yeni özelliklerden biri. Site Mailbox sayesinde Outlook üzerinden üyesi veya sahibi olduğunuz Sharepoint site içerisinde bulunan dokümanlara daha kolay ulaşabilir ve Exchange 2013 Preview tarafından sunulan mailbox sayesinde de aynı Sharepoint sitesinin üyeleri ile iletişimi kolaylaştırabilirsiniz.
Üç bölümlük bu yazı serisinde, Site Mailbox konusunda ayrıntılı bilgi vermeye çalışacağım. Sırasıyla kullanım, kurulum ve özellikler konularına değineceğim.
Outlook 2013 Preview ile Site Mailbox Kullanımı
Site Mailbox oluşturulduktan sonra, site mailbox kullanıcıları veya sahipleri Outlook 2013 içerisinde Sharepoint siteda bulunan mail ve dokümanlara ulaşabilirler. Özellikle ortak dosya takibi yapan veya aynı proje üzerinde çalışanlar için bu özellik zaman kazandırmanın yanında kullanım kolaylığı da sağlıyor.
Kullanıcılarımızın en çok sıkıntı çektikleri durumlardan biri email aracılığı ile ekip içerisinde dönen dokümanlar olmuştur. Hangi versiyon daha yeni, doküman nerede, nasıl ulaşacağız vs gibi sorular hepimizin günlük olarak duyduğu sorunlar olmuştur. Artık Site Mailbox özelliği sayesinde ortak kullanım alanlarını daha kolay kullanma imkanını ile kullanıcılarımıza sunabiliriz. Sharepoint site içerisinde bulunan bu dokümanlara kolay ulaşım sağlamanın yanında, kullanıcılarımızın ortak dokümanları paylaşmaları da mümkün.
Ayrıca sadece Outlook 2013 üzerinden değil OWA üzerinden de Site Mailbox erişimi sağlanabilir.
Benim en beğendiğim ve bence en faydalı özelliklerden bir tanesi, Sharepoint Site’ı browser üzerinden açmak için bulunan kısayol. Özellikle yoğun Sharepoint kullanımı olan organizasyonlarda, linkler içerisinde sıklıkla kaybolan biri olarak bu özelliğin şimdiden kolaylık sağlayacağına inanıyorum.
Sharepoint Site içerisinde bulunan dokümanları forward edebilmek veya link olarak gönderebilme özellikleri de yine kolaylık sağlayacak en önemli özelliklerden birkaçı.
Ayrıca tutup bırakarak birden fazla doküman paylaşmamız da mümkün. Bu doküman paylaşımlarını yaparken dikkat ederseniz dokümanın kendisi yerine Sharepoint site adresi paylaşılıyor. Eğer alıcının bu site üzerinde yetkisi yoksa bu dokümanlara ulaşamayacaktır. Bunu bir güvenlik olarak görenler olduğu gibi aynı zamanda iletişimi zorlaştırdığını düşünenler de var. Bu nedenle her uygulamanızda olduğu gibi Sharepoint site içerisindeki yetkilendirmelerinize dikkat etmeniz gerekiyor.
Site Mailbox’ınız ile ilgili bilgi almak için Site Mailbox Properties sayfasına ulaşabilirsiniz.
Bazı durumlarda birden fazla site mailbox kullanıyorsanız hepsinin özelliklerine tek bir arayüzden ulaşmanız ve düzenlemeniz de mümkün.
Outlook 2013 Preview’da Site Mailbox erişimi gerçekten kolay kullanım sağlıyor. Exchange ve Sharepoint arasındaki entegrasyonun bu seviyeye ulaşmış olması sevindirici. Bildiğiniz gibi senelerdir Public Folder kalkacak söylentisi devam ediyor. Public Folder yerine Sharepoint kullanın diye önerilerde bulunuldu. Ancak kabul etmek gerekiyor ki Outlook ile Sharepoint arasında kullanım rahatlığını sağlayacak tam bir entegrasyon bugüne kadar sağlanamamıştı. Microsoft’un Exchange 2013 Preview ve Sharepoint 2013 Preview ile bu konuda sağlam bir adım attığını görebiliyoruz.
Site Mailbox konusuna kullanımın nasıl olduğunu göstererek başlamak istedim. Sıradaki bölümde kurulum gereksinimlerine bakıp, kurulum adımlarını gözden geçireceğim. Üçüncü bölümde ise Site Mailbox özellikleri, Site Mailboxlar için retention kavramı, sorun giderme gibi konulara değineceğim.
Bu konuyla ilgili sorularınızı alt kısımda bulunan yorumlar alanını kullanarak sorabilirsiniz.
Referanslar
Yorumlar (1)